Оксана, спасибо! А что у вас входит в график? У меня, помимо процессов и ответственных, есть ещё основания - например, телеграмма или ежемесячный отчёт. Интересно, как у вас устроено.

Елена, добрый день! График постоянно дополняю и дорабатываю ввиду появления новых функций на постоянной основе, в моем графике обозначена вся внутренняя отчётность ФЭС и процессы взаимодействия с другими подразделениями. Для своих сотрудников я ещё прописываю вход и выход: на входе сотрудник принимает задачи по регламентированным требованиям, он не вправе начинать работу, если вводные не полные или некорректные. Тут конечно форматов множество. Но я очень люблю все структурировать и мне важно видеть работу отдела “от и до” такой график-календарь это реальный инструмент управления .

Оксана, спасибо, что раскрыли! Особенно ценно про вход и выход: сотрудник не начинает работу, пока вводные неполные. Это то, что часто упускают - а потом разгребают переделки.

У меня в календаре, кстати, "выход" - это не просто дата и форма документа. Это ещё и адресат: кому, в какое подразделение направляется отчёт или информация. Внутри компании у нас много взаимодействий, и без чёткого адресата процесс размывается.

Но вот что интересно. У вас правило: нет полных вводных - работа не начинается. А если процесс плановый и делать его всё равно надо? Например, отчёт, для которого нужны данные смежного отдела, а их нет - человек заболел, в отпуске, или просто не дал. Данных нет, а срок горит. Что в такой ситуации делает ваш исполнитель? Есть ли у вас протокол на этот случай или действуют по конкретной ситуации? И как именно действуют?

Елена приятно общаться с коллегой! Да, если вводные неполные процесс не останавливается, процесс запускается по другой ветке - сотруднику ФЭС необходимо проявить инициативу и “добыть” недостающую информацию, потому что он мотивирован выполнением задач в сроки. При таком подходе сотрудник обязан меня как руководителя обязательно проинформировать. На уровне руководителей я буду решать проблему, если линейные сотрудники не смогут победить проблему. Таком образом, сотрудник имеет возможность проявить себя и как руководитель я вижу кто хорошо коммуницирует, а за кого приходится тушить, ну и функции можно менять у сотрудников по их способностям.

Оксана, спасибо - очень предметно. Особенно ценно, что вы тоже используете такие ситуации как инструмент: видно, кто коммуницирует, а кто ждёт, пока за него потушат.

И вот что замечаю: вы в производственно-торговой компании, я в госструктуре - для многих это звучит как разные миры. А проблемы практически одинаковые. Задачи те же, что и у застройщика, и у ритейлера: у каждого процесса должен быть хозяин, резерв и адресат. Разница - в инструментах, а не в сути.

У меня логика похожая, но с двумя уровнями.

Первый - горизонталь. Если сотрудники решают вопрос между собой, я наблюдаю, но не вмешиваюсь.

Второй - моё вмешательство. Если подключилась я, значит, вопрос не решился на их уровне. Тогда уже с коллегами по моей горизонтали разбираем: почему это случилось, что делать прямо сейчас, и - главное - что сделать, чтобы не повторилось. Например, ключевой сотрудник ушёл в отпуск в период отчёта. Значит, определяем: кто может дать эту информацию сейчас (кто резервный), и фиксируем это тоже в календаре.

Так у меня появляется план Б. И когда на участок приходит новый человек, он сразу видит: если основной исполнитель недоступен - идти к такому-то. Это не в голове у опытного специалиста, это в наглядном для любого сотрудника документе.

Елена, спасибо! Рада, что откликается. Здоровые подходы должны быть нормой, а не исключением - будем менять это потихоньку)

Елена, спасибо за отклик. Да, в больших компаниях хаос и размытые зоны часто воспринимаются как само собой разумеющееся. Но это не норма - и уж точно не то, с чем нужно мириться.

Есть хорошая мысль: хочешь изменить мир - начни с себя. У себя я завела календарь отдела. Не потому что он красивее регламентов - их можно написать миллион, и они будут лежать мёртвым грузом. А потому что он работает на местах: каждый процесс, срок, ответственный - в одном месте. И у меня это даёт эффект.

Каждый руководитель выбирает свой инструмент. Я выбрала этот. Работает уже годами.

Анастасия, спасибо за тёплые слова! Очень надеюсь, что такие руководители встречаются чаще, чем кажется - просто не всегда везёт сразу.