В этом посте хочу рассказать как мы перевели завод с электронной почты на Битрикс24 - без приказов и насилия.

Когда я пришел работать на крупный пивной завод, я довольно быстро обнаружил интересную картину.

Практически вся рабочая жизнь компании проходила в электронной почте.

Почта была одновременно - системой постановки задач, корпоративным мессенджером, хранилищем документов, системой согласований, CRM, каналом внутренних новостей и даже инструментом управления проектами, да, не удивляйтесь :)

При этом около половины сотрудников были 60+, поэтому просто сказать: «С завтрашнего дня работаем в новой системе» — было бы не лучшей идеей.

Настоящая проблема проявилась во время проекта по внедрению 1С ERP Подрядчик переписывался с пользователями напрямую, меня ставили в копию, сотрудники пересылали письма друг другу. За несколько часов могло накопиться 50–100 писем.

В какой-то момент я понял, что потерял контроль над проектом. Чтобы разобраться, приходилось часами читать переписку.

Мы выбрали Битрикс24 и пошли не от всех сразу Сначала перевели самых продвинутых сотрудников - тех, кто сам давно хотел избавиться от бесконечной переписки. Затем перевели в Битрикс24 всех участников проекта 1С ERP и подрядчика.

И ввели простое правило: Задачи по проекту больше не ставим по электронной почте. После этого пригласили всех сотрудников. И здесь произошло самое интересное, около 30% сотрудников приглашение увидели, но просто проигнорировали, что было ожидаемым.

Как сработала пропаганда Сотрудники начали ставить задачи, создавать чаты, обмениваться файлами, использовать календарь, и постепенно заработала своеобразная «пропаганда».

К человеку, который продолжал писать по почте, коллеги начали отвечать: «Вы что до сих пор в почте работаете?», «Пишите в битрикс, в почте неудобно».

И это оказалось гораздо эффективнее любого приказа. За месяц в Битрикс24 перешли практически все.

А дальше автоматизировали процессы Когда сотрудники привыкли к системе, мы начали переносить туда остальные процессы. - Заявки с сайта автоматически стали попадать в CRM — теперь мы видели лид, ответственного, статус и всю историю работы с клиентом. - Согласования договоров, счетов и служебных записок перевели из бумажного формата в электронный. - Корпоративные чаты сотрудники фактически создали сами.

А инструкции по 1С и другие документы мы собрали в структурированную базу знаний вместо бесконечных писем с вложениями.

Что в итоге? Изначально мы хотели заставить сотрудников перейти в Битрикс24 через автоматизацию обязательных процессов и запрет бумажного документооборота.

А получилось наоборот - сначала люди увидели пользу, а потом сами начали затягивать туда коллег.

Если сотрудники понимают, зачем им новый инструмент, иногда не нужно даже заставлять их его использовать, они сами начинают объяснять коллегам, почему по-старому уже неудобно.