Однажды я сдала отчёт утром, и меня заподозрили, что я делаю его для галочки.

Это было в банке. Раз в месяц мы сдавали отчётность по резервам по 590-П, и в этот день сотрудник не делал больше ничего: с утра садился за отчёт, смотрел платежи в АБС, руками считал дни просрочки и вносил. Уходило часов десять, и все подразделения сдавали ближе к вечеру. Так исторически сложилось.

Мне показалось странным, что платежи приходят каждый день, а смотрим мы их раз в месяц. Поэтому я завела себе реестр: кто из клиентов в какой день должен платить. На следующее утро проверяла, пришла ли оплата. Если пришла, до следующего платежа к клиенту не возвращалась. Если нет — смотрела каждый день и считала просрочку. Это занимало минут десять в день, а в день сдачи все данные уже были на руках, и отчёт занимал часа три.

Тут и начались вопросы. Тем, кто сводил отчёты всех подразделений, казалось, что я подхожу формально: все сидят до вечера, а у меня с утра готово. Хотя ошибок стало в разы меньше, и отчёт перестали возвращать на доработку.

Если честно посчитать, за месяц выходило часов шесть с половиной вместо десяти, так что экономия не огромная. Главное было в другом: в день сдачи никто не выпадал из работы, а про просрочку я узнавала на следующий день, а не через месяц. И в системе для этого ничего не пришлось менять — только перестать делать месячную работу за один день.

Об автоматизации тогда особо не говорили, весь этот процесс я придумала 10 лет назад в Excel, без единого агента. Сегодня эту сверку каждое утро делала бы система, а человек получал бы только уведомления о просрочке. Но хотя инструменты стали мощнее, начинать всё равно приходится с того же вопроса: почему эту работу делают в последний день? А дальше разматывать клубок.

Свежий взгляд на процесс незаменим: он замечает аврал, к которому все давно привыкли. А вам случалось сделать быстрее всех — и вам не поверили?