В КЭДО мы привыкли думать о документе до момента его подписания: создали, согласовали, подписали, ознакомили — кадровый процесс завершен. Но у документа может быть еще одна, гораздо более длинная часть жизни — хранение. И здесь начинается территория архивного законодательства.

Что регулирует 125-ФЗ в КЭДО? ❗️ Главное: закон обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. А значит, электронный кадровый документ нельзя рассматривать просто как файл, который однажды сохранили в системе.

✔️ Электронный документ тоже нужно хранить То, что документ создан и подписан в электронном виде, не отменяет требований к его хранению. Организация должна обеспечить сохранность документов по личному составу в течение установленного срока. При этом срок хранения не зависит от того, бумажный документ или электронный. Электронная форма меняет способ работы с документом, но не отменяет требования к его хранению.

✔️ Срок хранения зависит от вида документа Одного общего срока для всех кадровых документов нет. Он зависит от вида документа и требований соответствующего перечня.

Например, трудовые договоры и документы о приеме, переводе и увольнении относятся к документам с длительным сроком хранения — как правило, 50/75 лет. А документы о командировках могут храниться 5 лет.

Поэтому в КЭДО недостаточно установить один срок хранения «для всех документов».

✔️ Длительное хранение требует сохранения документа «Хранить 50 лет» — это не значит просто оставить файл в базе. За это время могут измениться система, формат файла и программное обеспечение. Необходимо обеспечить возможность сохранить юридическую значимость документа, найти его и использовать в течение всего установленного срока хранения, а также ограничить к нему доступ.

Например, если сегодня сотрудник подписал электронный трудовой договор, через несколько десятилетий организация должна иметь возможность найти этот документ и использовать его как подтверждение трудовых отношений.

Поэтому вопрос хранения нужно учитывать еще при проектировании КЭДО, а не после запуска системы.

✔️ КЭДО и архивное хранение — разные контуры КЭДО используется для оперативной работы с кадровыми документами. После завершения делопроизводства документ переходит на следующий этап жизненного цикла. По правилам Росархива документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом их завершения в делопроизводстве. Передача в архив организации осуществляется не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Поэтому на практике важно разделять два контура: КЭДО → оперативная работа с кадровыми документами СХЭД → архивное хранение и обеспечение сохранности

СХЭД — это не просто место для копирования файлов из КЭДО. При архивном хранении необходимо обеспечить сохранность документов, их учет, поиск, доступ и возможность использования в течение установленного срока.

❗️ Если коротко: 125-ФЗ отвечает на вопрос, почему документы нужно сохранять после завершения кадрового процесса и в течение какого установленного срока это делать.

🔜 А дальше разберу приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 — уже о том, как организовать хранение, учет и использование архивных документов, в том числе электронных.