Самая дорогая рутина в компании обычно та, которую никто не замечает.

Ее не видно в задачах. Никто не пишет в отчете «перенес 40 строк из письма в таблицу». Это делается «между делом» и растворяется в рабочем дне. А за месяц из таких минут складываются десятки часов.

Почему так происходит. Пока процесс маленький, ручная работа удобна. Потом появляется вторая система, третья, новый отчет. Программы друг с другом не связаны, и связующим звеном становится человек: открыть, скопировать, вставить, проверить, отправить дальше.

Как такую рутину найти. Работает простой прием: 1. Описать процесс так, как он идет на самом деле, а не как записан в регламенте. По шагам: кто, что, где. 2. На каждом шаге спросить: здесь нужно решение человека или он просто переносит данные? 3. Посчитать: сколько раз в месяц повторяется шаг и сколько минут занимает.

Обычно после второго пункта становится видно, что решение принимается в одной-двух точках, а все остальное — перекладывание.

Чем это убирается. Шаги без решения можно отдать программе: сценарию автоматизации, связке сервисов через API, программному роботу. Люди остаются там, где нужно думать и договариваться.

Начинать стоит с одного процесса, где повторов больше всего. Эффект виден быстро, и его легко посчитать в часах.