Сегодня поговорим о такой важной вещи как организация труда. Зачастую мы привыкли искать потери в свободных промежутках рабочего дня. И порой кажется, если специалист не занят очередной задачей, то его время можно использовать лучше. Но что произойдёт, если расписать весь день без остатка?

Представим небольшую команду, которая готовит документы для поставок. Раньше она оставляла в расписании время на срочные уточнения: иногда перед отправкой выяснялось, что получателю нужны другие сведения. Руководитель решил использовать эти промежутки для новых задач. Теперь работа распределена на всю неделю вперёд.

В обычную неделю результат может выглядеть лучше: подготовлено больше комплектов документов. Но когда срочное уточнение всё-таки приходит, выполнить его можно лишь прервав запланированную работу. Тогда задержится другая поставка либо сотрудники останутся после рабочего дня. Пустое место в расписании исчезло - возможность быстро отреагировать без ущерба для запланированной работы тоже.

Резерв не обязательно означает бездействие. В это время можно выполнять полезную работу, которую допустимо отложить без срыва других обещаний. Но если заполнить его задачами с жёсткими сроками, возможность переключиться пропадёт, даже если на экране календаря ничего не изменится.

Я бы начал с вопроса: что именно мы хотим обеспечить? Максимально возможный объём в спокойный день? Или способность выполнять важные обещания и тогда, когда появляются незапланированные задачи? Это разные результаты, и руководителю придётся выбрать приемлемое сочетание.

Полная занятость каждого специалиста не равна надёжности работы всей команды. Иногда возможность принять срочную задачу без срыва остальных - часть полезного результата.

В нашем примере запас времени позволяет исправить документы до отправки, не откладывая другую поставку. Но это не бесплатная возможность: часть плановой работы придётся выполнить позже или не взять совсем.

Если срочное случается редко и последствия ожидания невелики, такой запас может не оправдать свою цену. Если запросы предсказуемы, их стоит включить в план; если они возникают из-за повторяющихся ошибок, устранять причину. Поэтому речь не об одинаковом нормативе свободного времени для всех, а о сравнении цены резерва с последствиями его отсутствия.

Запас времени может пригодиться и для помощи коллеге. Но на подготовку к чужой работе тоже придётся потратить время и силы. Прежде чем считать сотрудников взаимозаменяемыми, стоит выяснить, кто действительно сможет помочь в нужный момент, не нарушив собственных обязательств.

Если считать срочной каждую новую просьбу, резерв исчезнет. Руководителю придётся следить, чтобы команда сохраняла возможность принять такую задачу, не нарушая остальных обязательств. Иногда ради этого нужно отказаться от ещё одной полезной задачи, хотя в календаре пока есть место.

В постах об экономии времени я спрашивал, во что превращаются освободившиеся минуты. Здесь вопрос другой: насколько организация хочет быть готовой к неожиданным задачам и от какой плановой работы ради этого готова отказаться.

Вспомните последнюю срочную задачу: что пришлось ради неё отложить? Было бы дешевле заранее сохранить возможность переключиться?