Раньше мой рабочий день выглядел так: открыл почту, по дороге увидел сообщение в Телеграме, ответил, провалился в Битрикс24, вспомнил про почту, а там уже новое. К вечеру ощущение, что пахал весь день, а в списке задач почти ничего не закрыто.

Знакомо? Это не нехватка времени. Это суета. Задачи прилетают из пяти мест сразу, и мы отвечаем туда, откуда громче кричат. Самое неприятное, что именно в этом режиме рождаются глупые решения: ответил не подумав, пообещал не проверив, забыл то, что действительно было важным.

Мне помогают два правила и четыре условия. Проверены на себе, работаю так каждый день.

Правило двух минут. Если задача занимает не больше 2 минут, включая анализ, как ее решить, и отчет об исполнении, ее нужно сделать сразу, как только она попала в поле зрения. Не записывать, не откладывать, не держать в голове.

Правило отдельного входа. Для каждого источника задач - своя отдельная задача в расписании. Не так, что залез в почту, Битрикс и мессенджер одновременно и мечешься между ними. А так, что в плане на день стоит "Разобрать новые сообщения в почте", и в это время ты занимаешься только почтой. Так же с Битриксом. С мессенджерами сложнее, они всегда под рукой, но и тут помогает заранее выделенное окно.

Задачи, которые больше двух минут, я формулирую как действие на 10-15 минут. Это обманывает страх "ничего не успею", потому что большая задача превращается в понятный маленький шаг.

Чтобы все это работало, нужны четыре условия:

1. Задача-действие: простая и сформулирована активным глаголом. 2. Новые задачи в течение дня вносятся в задачник с датой, когда до них реально дойдут руки, а не "прямо сейчас". 3. Утром время на планирование дня и сортировку задач по времени и важности. 4. Вечером время на итоги дня и перенос потерянных задач в планы.

Результат: после перехода на такой режим я закрываю больше 20 задач в день. Не потому что стал работать больше, а потому что перестал метаться.

И да, все равно найдутся важные суетологи, которые ворвутся в эфир и сломают график. Но когда есть базовый план, после тушения пожара всегда понятно, где остановился и куда вернуться.

Маленькое задание: посчитайте, из скольких источников к вам приходят задачи. Почта, мессенджеры, трекер, звонки, коридор. Напишите число в комментариях, сравним.

Про рабочие технике регулярно рассказываю в Телеграм-канале в рубрике #ИнструментыТрекинга. Ссылка - в моем профиле.

Теги: #продуктивность #таймменеджмент #управлениезадачами #тимлид #менеджмент #трекинг #запискитрекера