Когда мне требуется выполнить задачу по оценке качества процесса управления изменениями в компании, то я в первую очередь уточняю наличие самого процесса. Бывало такое, что изменения есть, а самого процесса нет. В компании творится хаос по изменениям. Как следствие — плохо работают продукты (деградация или недоступность сервисов частое явление), постоянные жалобы клиентов, претензии, компания теряет деньги и несет репутационные риски.

Можно ли это исправить? Конечно, да!

Сначала надо проанализировать ситуацию AS IS. Для этого надо собрать все документы, по которым работают подразделения, которые участвуют в реализации изменений. Может быть такая ситуация, что в одной компании «живут» несколько разных документов по выполнению одного процесса. На моей практике и такое бывало.

После сборки всех документов, необходимо их внимательно изучить: - определить схожесть процессов по документам; - определить расхождения процессов по документам.

Далее необходимо идти «в поля» и работать уже с каждым конкретным подразделением, уточняя как фактически происходит выполнение процесса. Вполне возможно, что даже предоставленные вам документы, в конкретном подразделении считаются устаревшими и их не придерживаются при выполнении работ по изменениям.

После сборки информации о ситуации по процессу AS IS по всем подразделениям, необходимо приступить к схематичному описанию процессу по BPMN (например). Эта первая версия процесса должна включить в себя AS IS по подразделениям, а также TO BE по будущему процессу. Иногда стоит разделить схемы AS IS и TO BE, когда требуется более детальная работа над выявлением всех аспектом выполнения процесса AS IS.

Продолжение следует…