Иногда для оптимизации процесса не нужны ни дорогие сервисы, ни большая IT-команда. Нужно сначала разобраться, что именно мешает людям работать.

В начале октября я помогала издательству TATLIN организовать работу на трёхдневной книжной ярмарке. На стенде продавали книги, журналы, раскраски, карты и небольшие товары. Продавцу нужно было быстро находить позиции, фиксировать продажи и не путаться в остатках. Издательству — понимать, что и в каком количестве продано, сколько денег выручено и что осталось.

На старте был прайс в Google Таблицах: названия в разном формате, дубли, цены вроде 3 500,00, 3500 и 2 800. Чтобы найти нужную позицию, отметить продажу и посчитать итог, приходилось тратить время на ручные действия. А покупатели в очереди ждать не будут.

Я решила не искать отдельный сервис для учёта, а упростить сам процесс.

Что сделала: — Привела прайс в порядок. Унифицировала данные и подготовила таблицу так, чтобы в ней можно было фиксировать продажи по каждому из трёх дней, считать выручку и остатки. — Продумала работу со стороны продавца. Совместно с Claude собрала простое HTML-приложение: поиск товара, переключение между днями, кнопки «+» и «−» для учёта количества. Если товар продавался по другой цене, её можно было указать отдельно и добавить комментарий. — Связала приложение с Google Таблицами. Продажа сразу записывалась в нужную строку и нужный день, а выручка пересчитывалась автоматически. Если соединение пропадало, данные сохранялись на телефоне, чтобы отправить их позже. — Добавила расчёты для закрытия ярмарки. Помимо ежедневной выручки, настроила подсчёт наличных по комментариям и примерного веса непроданного тиража для обратной отправки. Последний получился около 42 кг.

Конечно, с первого раза всё не заработало идеально.

Ассортимент несколько раз менялся: какие-то позиции не приехали, у других изменились названия или количество. Пришлось обновлять таблицу и пересобирать приложение, сохраняя уже внесённые продажи. Отдельно разбиралась с доступом к Google Таблицам и ошибкой при переносе данных.

А ещё обнаружилась вполне человеческая проблема: автоматический подсчёт наличных показал 5 900 ₽ вместо фактических 7 100 ₽. Причина оказалась простой — в комментарии к одной из продаж забыли написать слово «наличные». Таблица посчитала только то, что ей сообщили.

Вывод: автоматизировать можно не только расчёты, но и ошибки — если заранее не продумать, как люди будут вносить данные.

Что получилось в итоге? — Примерно 3 часа сэкономленного времени за три дня ярмарки — около часа в день на учёте и подготовке отчётности.

— Продавец мог быстро найти товар и зафиксировать продажу, не заполняя каждый раз таблицу вручную.

— Представитель издательства видел актуальные данные в общей таблице и не ждал отдельного отчёта от продавца в конце дня.

— Итоговую статистику не пришлось собирать вручную после завершения ярмарки.

Для меня этот кейс не столько про создание приложения, сколько про работу с процессом.

Сначала я разобралась, что нужно продавцу и заказчику. Затем нашла узкие места, продумала логику учёта, собрала решение из доступных инструментов, проверила его в реальных условиях и исправляла ошибки по мере появления. Мне интересны именно такие задачи на стыке проектного и операционного менеджмента: понять потребность, договориться о том, каким должен быть результат, организовать работу и сделать так, чтобы после внедрения людям действительно стало проще.

А вы сталкивались с ситуациями, когда вместо сложной системы проблему удавалось решить простым инструментом — но с хорошо продуманным процессом?