Схематоз аутсорсера пожарки
Расскажу на примере из своей работы.
Я курирую предприятие по охране труда, а пожарную безопасность на нем ведет сторонняя аутсорсинговая компания. Соответственно, мне приходится контролировать и смежные процессы, смотреть, что происходит на предприятии, и разбираться, почему какие-то вопросы остаются нерешенными.
Я стала замечать любопытную закономерность.
1. Счет на оплату выставляется в последний момент.
Допустим, оплатить услуги необходимо до 10-го числа. Счет (оригинал на бумаге) приносят 9-го или 10-го.
На предприятии, где есть бухгалтерия, согласование расходов и директор, который должен подписать документы, оплата не происходит по щелчку пальцев. Счет проходит внутренние процедуры, и на это может уйти около недели.
2. Пока счет согласовывается, работа останавливается.
Объяснение простое: заказчик не оплатил услуги, поэтому подрядчик ничего не делает.
При этом счет мог быть передан практически в последний день срока оплаты, а сама процедура согласования еще идет. Но время уже потеряно, и ответственность за отсутствие работы удобно переложить на заказчика.
3. После оплаты начинается активность.
Предположим, деньги поступили 17-го числа. До конца месяца осталось две недели. За эти две недели подрядчик что-то делает, собирает информацию, выполняет отдельные задачи. Но по факту заказчик оплатил месяц обслуживания, а полноценной работы в течение месяца не получил.
И это ещё не всё.
Четвёртое. Текущая деятельность есть, а существенные вопросы остаются открытыми.
Можно приехать на объект, наклеить знаки пожарной безопасности, выполнить несколько текущих поручений. В отчёте будет что показать.
Но при этом исходные данные собираются недостаточно качественно, основные обязательства по договору не выполняются, а критические вопросы пожарной безопасности остаются нерешёнными.
И тут хочется спросить: если бы работа велась своевременно, в течение всего месяца, какие проблемы можно было бы выявить раньше и какие мероприятия успеть выполнить?
Разумеется, не все нарушения можно устранить за несколько дней. Но когда подрядчик сам теряет половину оплаченного периода, а потом ссылается на нехватку времени, у заказчика есть все основания задавать вопросы.
Пятое. Предлагаю сделать документооборот прозрачным.
Я предложила направлять счета и документы через ЭДО. Тогда дата отправки фиксируется в системе, и можно объективно разобраться, когда документ был направлен, сколько времени он проходил согласование и на каком этапе возникла задержка.
Если счёт отправлен 10-го числа, а оплачен 17-го, это одна история. Если подрядчик утверждает, что передал его вовремя, но документ нигде не зарегистрирован, это уже другая.
Но ЭДО так и не подключили. По электронной почте документы тоже не направили.
Результата я не вижу.
И вот что меня здесь интересует больше всего.
Заказчик нанимает специализированную компанию, чтобы пожарная безопасность находилась под профессиональным контролем. Он платит за обслуживание и рассчитывает, что подрядчик будет выполнять договорные обязательства.
Вместо этого получается замкнутый круг: счёт выставлен поздно, оплата согласовывается, работа приостанавливается, после оплаты остаётся половина месяца, существенные задачи не выполнены, а объяснение уже готово: заказчик не оплатил вовремя.
Я считаю, что при такой организации работы необходимо смотреть не на количество визитов и не на формальные признаки деятельности, а на конкретные результаты и сроки выполнения обязательств.
Потому что наклеенные знаки можно показать в отчёте. А вот отсутствие необходимых документов, невыполненные мероприятия и неустранённые нарушения никуда не исчезают.
И если вы привлекаете аутсорсинговую компанию, проверяйте не только то, что она делает, но и то, что по договору уже должна была сделать.
Вопрос к коллегам: сталкивались с подобной схемой в аутсорсинге охраны труда или пожарной безопасности? Когда задержка, которую создаёт сам исполнитель, потом становится оправданием его бездействия?
