В предыдущей статье разобрала 125-ФЗ: он устанавливает обязанность организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Теперь посмотрим, как эта работа должна быть организована.

❗️Главное: Приказ Росархива № 77 устанавливает правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях. Правила распространяются в том числе на документы по личному составу и документы временного хранения свыше 10 лет.

✔️ Хранение и учет — это организованный процесс Архивное хранение — это не просто размещение документов в отдельной папке. Организация должна обеспечить сохранность документов, их учет, систематизацию и возможность использования. Основой для формирования дел и описей служит номенклатура дел. Для электронных документов также ведутся описи и учетные данные. То есть у каждого документа в архиве должно быть понятное место в системе учета: фонд → опись → дело → документ.

✔️ Для электронных документов предусмотрена СХЭД Для электронных архивных документов приказ устанавливает отдельные требования. Их хранение осуществляется с применением системы хранения электронных документов (СХЭД) и/или на физически обособленных носителях. При этом СХЭД должна обеспечивать не только хранение, но и учет документов, резервное копирование и восстановление, проверку их наличия и состояния, а также возможность миграции или конвертации при необходимости. Это важно для длительных сроков хранения: если через несколько лет изменится программное обеспечение или формат файла, документ всё равно должен оставаться доступным для использования.

✔️ При передаче на длительное хранение передается не только файл Электронный архивный документ имеет определенную структуру. В архив передается основной файл документа, приложения, электронные подписи и файл с регистрационно-учетными сведениями (метаданными). В метаданных, в частности, фиксируются дата и регистрационный номер документа, его вид, заголовок, сведения о доступе и другие данные. Кроме того, электронные документы включаются в описи электронных документов, а для файлов ведутся реестры с указанием их наименования, формата, объема и других сведений. Поэтому передача документа в архив — это не операция «скопировать файл из КЭДО в СХЭД». Необходимо передать сам документ вместе с необходимыми сведениями о нем и обеспечить его корректный учет.

✔️ КЭДО и архив решают разные задачи КЭДО работает с документом в рамках кадрового процесса: документ создается, согласуется, подписывается и исполняется. Архивный контур начинается с задачи длительного хранения уже созданного документа — с его учетом, сохранностью, доступом, возможностью воспроизведения и использования в течение установленного срока. Поэтому при проектировании КЭДО важно заранее определить, как документ будет передаваться на архивное хранение и какие данные должны уйти вместе с ним.

❗️ Если коротко: приказ № 77 регулирует не просто «место хранения». Он задает правила организации архива, учета документов, работы с электронными документами и их передачи на длительное хранение.

🔜 Далее разберу 63-ФЗ «Об электронной подписи» и связанные с ним нормативные документы — требования к квалифицированному сертификату, формату электронной подписи и машиночитаемым доверенностям.