Недавно стала участницей интервью стартапа по разработке программы для складской логистики. Приятно было получить обратную связь о моей экспертизе и нестандартных подходах в ней. О чем я?

✅️Я не “лечу симптомы” - ищу корень проблем. Ешо невозможно найти, не изучив процесс. А изучение процесса начинается со знакомства с ВНД (внутренними нормативными документами).

✅️Я не рассматриваю работу с персоналом и процессы отдельно. Для меня это две составляющие единой системы.

На втором пункте хочу остановиться подробнее.

Вы потратили время и деньги. Схемы бизнес-процессов составлены, регламенты написаны, но бизнес-процессы не работают. Почему? Вы забыли научить своих сотрудников их выполнять. Как этому научить? Какие принципы процесса обучения сотрудников использовать? Разберём на примере реальной компании по продаже строительных материалов оптом и в розницу, где аудит ВНД склада стал отправной точкой, а внедрение процессного подхода и обучение персонала позволили сократить текучесть кадров на 15%.

✅️То, чему учат, должно быть понятно и доступно.

Прежде чем учить сотрудников процессному подходу, объясните им, что это. Например, краткая презентация. Обучите сотрудников чтению схем в выбранных вами нотациях. Обеспечьте доступное и удобное хранение информации. К моменту работы над дорожной картой по процессам приемки товара на складе в компании из примера персонал был уже подготовлен Все действующие ВНД хранились в Реестре в общем доступе.

✅️Контроль процессов по метрикам.

Процессы нужно отслеживать с использованием чётких метрик. Это не только выявляет сбои, но и помогает определить, где сотрудники испытывают трудности. В примере с приёмкой я ввела контрольный отчёт по срокам приёмки. Фиксировали нарушение сроков от разгрузки до оприходования. Результат: нарушения видны, объяснение причин позволяет корректировать процесс.

✅️Внедрение и обучение новым процессам.

Одной из причин, почему процессы не работают, является отсутствие переходного этапа при внедрении новшеств. Без постепенного внедрения даже самое хорошие перемены вызывают сопротивление. Обучение сотрудников новым процессам также играет не последнюю роль в том, чтобы эти процессы работали. При внедрении процессов приемки я провела несколько презентаций нового процесса, на которых объяснила цель изменений и провела сравнение процесса до изменений и после них. Плюс контроль внедрения нового процесса.

✅️Создание функционально-должностных инструкций.

Путаница начинается там, где нет чётких инструкций. ФДИ дают сотрудникам понимание их ролей и задач в процессе. Это снижает риск ошибок и повышает вовлечённость сотрудников. Кроме этого, ФДИ являются основой для проведения аттестации, как итога обучения сотрудников компании процессам и тестирования умения применять полученные знания на практике.

После выполнения дорожной карты по приемке товара на складе процесс стал неотъемлемой частью обязанностей сотрудников склада от кладовщиков до начальника складов. ФДИ не просто описывает обязанности, она привязывает их к конкретному процессу.

✅️ Аттестация сотрудников на знание процессов.

Обучение сотрудников компании должно подкрепляться проверкой знаний. Важно, чтобы знание бизнес-процессов и умение работать по ним влияло на уровень заработной платы. В компании по продаже стройматериалов первая аттестация на знание бизнес-процессов прошла по такой системе: сдал - молодец, не сдал/не пришел - штраф и пересдача. Конечно, восторга это не вызвало. Но, чем больше становилось процессов, тем совершеннее- система. В итоге аттестация стала возможностью повысить свою категорию, а, значит, и заработную плату. Знать и выполнять процессы стало выгодно и престижно. Текучесть кадров снизилась на 15%

Если вы хотите, чтобы ваши регламенты склада работали, а персонал склада не уходил через месяц, - начните с аудита процессов склада по ВНД. Но помните: аудит ВНД- только старт. Текучесть кадров снижают не отчёты - действия. А я, Бородина Анна - аналитик бизнес-процессов знаю, как превратить аудит ВНД склада в план действий.

#3dметод #бородинаанна #аудит #склад #кадры #бизнеспроцессы