На днях мне попалась статья в ECM-Journal. Называется «Как внедрить ИИ в процессы вашей компании: подробная инструкция». Семь шагов, таблица сравнения платформ, кейсы. Написано хорошо. И полезно.

Но есть одно «но».

В статье ни слова про две вещи, без которых внедрение ИИ в документооборот — это не «оптимизация», а огромный риск.

Первая вещь. ИИ нужно тщательно обучать.

В статье есть «Шаг 2. Готовим информацию». Качественные данные, чёткая структура. И всё. Как будто этого достаточно.

Это не так.

Я не буду рассказывать про ML-инженерию — это не моя тема. Но я 26 лет внедряю системы в документарной среде. И знаю: обучение ИИ — это не «загрузить данные».

Это: — правильная обучающая выборка — не «все договоры за 5 лет», а те, что прошли полный цикл согласования без замечаний; — отдельно — договоры, где были нарушения, с пометкой «как не надо»; — промпты, настроенные вручную — а не «надеемся, ИИ поймёт»; — тестирование на реальных сценариях — включая сложные и нетипичные.

Если этого не сделать — ИИ выучит не только правильные паттерны, но и ошибки прошлого. И будет воспроизводить их быстрее, дешевле и незаметнее.

Вторая вещь. Решения ИИ нужно контролировать, причем первое время — очень жёстко. Потом — выборочно. Но не «отпускать». В статье этого нет. Там «пилот показал эффект — масштабируем». Как будто ИИ сам разберётся.

В документообороте ошибка ИИ не нейтральна - она имеет правовые последствия.

Если ИИ не увидел риск в договоре — организация заключит опасный договор. Если ИИ изменил метаданные — документ потеряет юридическую силу. Если ИИ ошибочно классифицировал документ — он уйдёт не туда. Это не «снижение точности». Это штрафы, суды, уголовная ответственность по ст. 292 и 303 УК РФ. И вот об этом в статье ни слова.

Что я делаю, когда внедряю ИИ в документооборот.

Шесть вещей. Не «шаги» — принципы.

1. Формализую правила. Все принципы процесса — в виде правил «если — то». «Если нет договора с контрагентом — блокировать платёж». «Если проект договора не прошёл согласование — не передавать на подписание». ИИ не «понимает» регламент. Ему нужно дать проверяемые условия.

2. Разделяю зоны. Что ИИ решает сам. Что только рекомендует. В документообороте ИИ не должен принимать решения о существенности замечаний, о подписании при неустранённых замечаниях, об игнорировании замечаний юриста. Это зона человека.

3. Обучаю на правильном. Не на «сырых» договорах. На утверждённых типовых формах. На договорах без замечаний. На договорах с нарушениями — как на контрпримерах.

4. Встраиваю в точки контроля. Не «рядом с процессом». А в те же точки, где сейчас стоит человек: первичная регистрация, юридическая экспертиза, согласование, подготовка к подписанию, окончательная регистрация.

5. Настраиваю на аномалии. Не только «соблюдение правил». Но и выявление странного: договоры с одним контрагентом, которые часто аннулируются; подразделения, которые часто игнорируют замечания; суммы, отличающиеся от типовых.

6. Обеспечиваю прослеживаемость. Для каждого решения ИИ фиксируется: дата, входные данные, правило, результат, кто из людей принял окончательное решение. Без этого ИИ — «чёрный ящик». И его решения невозможно защитить в суде.

Что это значит

ИИ в документообороте — это должно быть не «быстрее». Это должно быть «быстрее и безопаснее».

И второе важнее первого.

Потому что «быстрее» без «безопаснее» — это быстрее получить штраф. Быстрее потерять документ. Быстрее прийти к уголовной ответственности.

Как внедрить ИИ в процессы вашей компании: https://ecm-journal.ru/material/kak-vnedrit-ii-v-processy-vashejj-kompanii-podrobnaja-instrukcija