Или почему без автоматизации бизнес теряет деньги. На прошлой неделе я искала работу. Рассматривала вакансии: офис-менеджер, помощник генерального, делопроизводитель. На одну из них мне наконец ответили и пригласили на собеседование на позицию офис-менеджера.

Прихожу. Ребята смотрят моё резюме: «У вас оно очень сильное. Есть предложение посерьёзнее». Предлагают навести порядок в том хаосе, который у них царит. Компания занимается проектированием и установкой серьёзного оборудования для заводов. Попутно жалуются на боль: предыдущая девочка-секретарь не справилась с документами, и они потеряли немалые деньги. Я думаю: «Ок, задача решаемая и знакомая. Что делать - понятно».

Выхожу на работу. Меня сажают за техническую документацию, чтобы впоследствии правильно определять заявки для тендеров. Говорят: «Там на полпальчика, ничего сложного». Выясняется, что это не полпальчика. Это полноценные инженерные расчёты, причём серьёзные.

Я посмотрела на всё это, честно попыталась разобраться, насколько смогла (а я, мягко говоря, не инженер). А мне говорят: «Отлично, дальше будет сложнее». И тогда я говорю: «Господа, я не инженер. В моём резюме не было ни слова про технические расчеты. Каким образом три человека, читавших его и принимавших решение по моей кандидатуре, решили, что я инженер?» Вместо того чтобы услышать меня и предложить хотя бы ставку офис-менеджера, они говорят: «Давайте не будем мучить друг друга, разойдёмся».

И вот тут я поняла главное. Эта компания 20 лет на рынке. И все эти годы она не может выйти из красного контура. Всё решается начальством, всё держится на его руке. Они теряют заказы и деньги, потому что процессы не зафиксированы. Именно поэтому предыдущая девочка-секретарь не справилась — её посадили за инженерные расчёты, которые она не должна была делать. Её не обучили, не дали чётких инструкций, не выстроили маршрут. Её просто бросили в хаос. И она утонула. А компания потеряла деньги.

Вот где на самом деле нужна автоматизация. Она решает проблему с потерянными заявками, а значит и деньгами. Она фиксирует бизнес-процессы. В CRM можно прописать задачи: если лид корректный, его сразу направляют на просчёт в технический отдел. И тогда не нужно искать девочку-офис-менеджера, которая заодно будет инженером. Потому что это из серии невозможного. Автоматизация не даёт «универсальному солдату» утонуть в задачах, которые он не должен решать. Она разграничивает зоны ответственности и не позволяет потерять ни одну заявку.

Компания теряет деньги не потому, что сотрудники плохие. А потому, что вместо системы — ручное управление. Вместо автоматизации — поиск мифического сотрудника, который закроет все дыры сразу. Появляются мифические Маши — и инженеры, и секретарши, и чёрта в ступе. Так не бывает.

Я понимаю, что не все могут позволить себе большой штат. Но логика должна быть. И автоматизация — это как раз то, что даёт эту логику без расширения штата. Если бы у них была автоматизация, они бы не теряли деньги и не искали бы человека на роль, которой не существует.

Ну и неплохо было бы все-таки разобраться, кто именно вам нужен в штат сейчас. Но это уже совсем другая история. А вы сталкивались с тем, что бизнес теряет деньги из-за отсутствия автоматизации? Как решали?

#автоматизация #crm #бизнес_процессы #административное_управление #поискработы