😳 "А надо было готовиться?" Что написать группе до и после встречи 📨 — А ты кто? А почему мы должны это делать? — Мы что, ради ЭТОГО собрались? — Что надо было принести? Ну, я не в курсе. — Я с телефона, ребята, не смогу работать на доске.
На наших тренингах мы учим, что 80% успеха встречи — это подготовка к ней. Но готовиться должен не только ведущий. Важно заранее вовлекать в подготовку участников, информировать их и формировать адекватные ожидания. Самый простой способ — вовремя написать сообщение ✍️
Делюсь с вами чек-листом «Что полезно отправить группе», а также примерами реальных сообщений, которые я отправляла при подготовке к сессии в Белграде. Читайте в прикреплённых скриншотах! 🖼
1. Кто я В сообщении опишите вкратце свою роль на встрече, кто пригласил вас её вести, какой помощи от вас ждать и какая помощь понадобится вам.
💡 Это просто вежливо и поможет избежать сопротивления.
2. Сбор контекста и результаты — Предложите участникам поделиться контекстом через интервью или опрос. Например, полезно спросить: «Что больше всего болит в связи с X?» и «Чего вы ожидаете от этой встречи?». — Поделитесь с группой самыми частыми ответами: «Вот что вы отвечали чаще всего».
💡 Это поможет выровнять ожидания и показать разнообразие мнений в группе.
3. Черновая цель встречи Поделитесь тем, что уже известно: зачем мы встречаемся и что хотим получить в итоге.
💡 Так можно заранее обнаружить разногласия по поводу того, что важно обсудить, и скорректировать цель встречи.
4. Домашка Дайте короткое задание с понятным результатом: например, подготовить данные для доски, сформулировать вопросы к документу и т. п.
5. Условия для продуктивности Расскажите обо всём, что поможет участникам полноценно участвовать и чувствовать себя комфортно. Это могут быть правила, онлайн-инструменты и организационные нюансы: что взять с собой, понадобятся ли кофты из-за кондея в офисе, включать ли камеры, будут ли перерывы, "ок" ли подключаться с телефона и т.п.
6. Атмосфера Если участники мало знакомы или доверия пока недостаточно, предложите обменяться неформальными сообщениями: поделиться настроением, полезными материалами или рекомендациями кафе для совместного обеда.
7. Итоги Поделитесь итогами сессии, даже если они краткие. Напомните о договорённостях и следующих шагах, если это актуально.
8. Фидбек Спросите, насколько встреча была полезна и что стоит улучшить. А затем поделитесь с участниками общими результатами обратной связи.
💡 Такая рефлексия поможет им и самим проводить встречи качественнее.
И напоследок — пара советов: — Ориентируйтесь не на самого погружённого в контекст участника, а на тех, кто ещё может не знать, что происходит и зачем нужна встреча. — Используйте сообщения как возможность наладить контакт с группой и настроить участников на доброжелательную и безопасную дискуссию. Мне часто помогают мемы, но в некоторых случаях они могут помешать. Не перестарайтесь 😌
Арина 🩵
