Фиксируем результат гембы: Всё просто, создайте таблицу из четырёх столбцов. Сначала описываем, на каком этапе процесса идёт наблюдение, затем — что именно мы наблюдали, какие отклонения обнаружили (пока это не окончательные выводы!) и какой информации не хватает, чтобы подтвердить отклонение.

Одна строка такой таблицы выглядит, например, так: • Этап процесса: подготовка к обучению. • Что наблюдали: сотрудник долго искал нужную инструкцию и спрашивал у коллег, где она лежит. • Отклонения: долгий поиск документа, процесс остановился. • Что проверить: как часто так бывает, в разных ли сменах, сколько времени занимает поиск и где инструкция нашлась в итоге.

Фиксируем расхождения: заодно ведите отдельный список расхождений: что сказали на интервью, что написано в документах и что вы увидели на гембе.

ПРОВЕРЯЕМ ОТКЛОНЕНИЯ И ИЩЕМ ПРИЧИНЫ По одному наблюдению нельзя сделать окончательный вывод, что именно это отклонение — вершина всех проблем. Поэтому проверяем, насколько оно типично, какое влияние оказывает на работу и чем может быть вызвано.

Чтобы не запутаться, держите в голове цепочку, где каждое звено нужно подтвердить: наблюдение → отклонение → подтверждённое отклонение → проблема → причина. Отклонение становится проблемой, когда подтверждено, что оно повторяется и мешает работе: тормозит процесс, приводит к ошибкам или потерям.

Как провести проверку? Мы столкнулись с отклонением, и нам нужно его проверить. Для этого я бы пошла по таким шагам: 1. Анализ документов. 2. Анализ данных (это могут быть хронометраж, количественный анализ, сравнительный анализ и т. д.). 3. Дополнительные интервью (получить недостающую информацию по отклонению). 4. Повторное наблюдение (проверяем, типично ли отклонение или это единичный случай).

Например: в процессе наблюдения вы заметили, что сотрудник долго ищет документ, спрашивает у коллег, где он может лежать, потом они вместе вспоминают, куда же его засунули. А документ важный, без него процесс стопорится. Какой вывод вы автоматически делаете? Ага! Причина найдена! Нет единого хранилища. Но так ли это?

Нам нужно проверить несколько смен. Может, в первой смене сотрудники не знают, где хранятся документы, потому что там все новички в отделе. А во второй работают опытные и знают, где что лежит. Смотрим, как часто это происходит, сколько времени занимает поиск и задерживает ли он следующий этап работы. Допустим, что отдел небольшой и наблюдения в двух сменах достаточно, чтобы подтвердить повторяемость отклонения. Если оно повторяется, занимает много времени и тормозит переход к следующему этапу, значит, отклонение подтверждено, а проблема с поиском материалов есть. А вот причину этой проблемы ещё предстоит выяснить.

В виде цепочки это выглядит так: Факт: сотрудник долго искал документ. Подтверждённое отклонение: такое повторяется в разных сменах и тормозит следующий этап работы. Гипотеза о причине: нет единого хранилища, или в смене много новичков, или материалы просто лежат как попало.

Дальше мы идём выяснять причину. Для анализа первопричин можно применять метод «5 почему», диаграмму Исикавы и другие подходящие техники. Например, отсутствие единого хранилища может быть подтверждено, но это ещё не доказывает, что именно оно вызывает большинство задержек в работе отдела обучения.

Главное — незапроверяться :D

Так как наша изначальная цель — создать карту AS-IS (как отдел работает сейчас), гембу можно завершить, если: 1. Зафиксированы реальные действия участников, передачи задач и используемые инструменты. 2. Наблюдались типичные случаи, а значимые отклонения проверены на дополнительных примерах, где это возможно. 3. Основные наблюдения сопоставлены с интервью и документацией. 4. Для существенных проблем определено, какие факты подтверждены, а какие гипотезы ещё требуют проверки. 5. Оставшиеся вопросы, ограничения доступа и необходимые дополнительные проверки задокументированы.

Пост 7: https://set.ki/post/F9bXKry