А ЧТО ДАЛЬШЕ? СОБИРАЕМ КАРТУ AS-IS Представьте, что вы собираете пазл. У вас есть куча деталей: интервью, регламенты, отчёты, наблюдения, цифры. Каждая деталь что-то рассказывает о работе отдела обучения, но по отдельности вы не видите полной картины. Карта AS-IS нужна, чтобы собрать эти детали воедино и увидеть, как отдел обучения работает на самом деле: откуда поступают задачи, кто их выполняет, как передаётся информация, какие действия происходят и чем всё заканчивается.

Важный момент! Мы не придумываем, как должен работать отдел, и не делаем реальность красивой на бумаге. Мы описываем то, что есть сейчас. Даже если это хаос. Даже если всё неудобно, нелогично, хочется закрыть ноутбук и уйти в закат. Собираем карту за шесть шагов.

ШАГ 1. ОПРЕДЕЛЯЕМ, КАК БУДЕТ ВЫГЛЯДЕТЬ КАРТА РАБОТЫ ОТДЕЛА Допустим, мы изучаем работу отдела обучения на складе. Отдел занимается подготовкой новых сотрудников, обучением рабочим операциям и проверкой готовности сотрудников к самостоятельной работе.

Наша цель — описать работу отдела обучения целиком в пределах установленных границ исследования. При этом не нужно пытаться уместить все действия и детали в одну огромную схему.

Поэтому делим карту на два уровня: • Карта процессов верхнего уровня — показывает всю работу отдела крупными блоками. Она отвечает на вопросы: что делает отдел, какие основные процессы выполняет и как они связаны между собой. Например, на ней можно показать, как потребность в обучении приводит к подготовке сотрудника, как проходит обучение, как проверяют готовность к работе и как результаты проверки влияют на дальнейшие действия. • Карты детализации — это схемы, которые раскрывают отдельные процессы с карты верхнего уровня, например обучение нового складского сотрудника. Так мы не теряем целостную картину и при этом можем разобрать важные участки достаточно подробно.

Всё вместе — карта верхнего уровня и карты детализации — и есть карта AS-IS.

Для подробного описания процесса я советую использовать нотацию BPMN 2.0 :) Она помогает показать последовательность действий, участников, передачи работы и варианты развития процесса. Но вы можете использовать и другие методы отображения карты AS-IS.

ШАГ 2. ВЫСТРАИВАЕМ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ Чтобы выстроить последовательность, возвращаемся к собранным данным. Допустим, мы описываем обучение нового складского сотрудника. На интервью сотрудники отдела обучения рассказали, как принимают сотрудников на обучение и проводят подготовку. Руководители подразделений объяснили, как определяют потребность в обучении и понимают, что сотрудник готов к работе. В документах мы нашли действующие инструкции и учебные материалы. А во время гембы увидели, как обучение проходит на практике. Теперь собираем всё в последовательность.

Так выглядит последовательность по документам и со слов руководителей: 1. Руководитель подразделения определяет потребность в обучении сотрудника. 2. Сотрудника направляют в отдел обучения. 3. Сотрудник отдела обучения получает информацию о том, кого и какой операции нужно обучить. 4. Проверяет, какие учебные материалы и инструкции предусмотрены для этой операции. 5. Объясняет сотруднику порядок выполнения операции. 6. Показывает, как выполнять её на практике. 7. Организует отработку операции обучаемым сотрудником. 8. Проверяет, насколько правильно сотрудник выполняет операцию. 9. При необходимости повторно объясняет отдельные действия и организует дополнительную отработку. 10. По результатам обучения сотрудник допускается к самостоятельной работе либо проходит дополнительную подготовку — в зависимости от действующего порядка.

Реальность может отличаться от этого списка: например, сотрудника направляют на обучение без предварительного согласования, а практическая отработка не предусмотрена. Все такие расхождения наносим на карту.

Пост 8: https://set.ki/post/L7kN9h7