Почему в ЭДО это смертельно опасно, и кто имеет право это разрешить.

Одна из самых частых и самых опасных заявок в техподдержку СЭД звучит так: «Дайте сотруднику Х доступ ко всем документам организации (или конкретного массива)».

На первый взгляд, что тут сложного? Начальник попросил — админ нажал кнопку. Но в мире критических информационных систем (особенно там, где есть персональные данные, коммерческая тайна или государственные тайны) право на массив документов — это не техническая настройка. Это перераспределение полномочий.

Почему это опасно?

1. Утечка данных. Если вы даете доступ ко всему, сотрудник получает и то, что ему знать не положено (зарплаты коллег, личные дела, коммерческие условия контрагентов). 2. Размытие ответственности. Если произойдет утечка, вы никогда не докажете, кто именно слил информацию, потому что доступ был у всех.

Главное правило: право на доступ к массиву должен подтвердить тот, у кого есть полномочия на весь этот массив.

Если сотрудник тендерного отдела просит доступ ко всем договорам организации, согласовать это может только директор организации (или лицо, уполномоченное приказом). Начальник тендерного отдела не имеет полномочий на договоры бухгалтерии или юридического департамента. Он не может санкционировать доступ к тому, что не находится в его зоне ответственности.

Как это выглядит на практике (пример из моей практики):

Сотрудник запросил доступ ко всем документам своей организации в СЭД. Согласующие — начальники отделов. У них нет полномочий на принятие решения, касающегося доступа ко всему массиву. В итоге заявка отклонена. Единственный легитимный путь — официальное письмо за подписью директора организации.

После этого директор уже не сможет сказать: «Почему конфиденциальный документ увидел сотрудник, который не должен был его видеть?». Потому что именно он подписал разрешение.

В моих «19 принципах регламентации ЭДО» это описано так:

🔹 Принцип 15. Достаточность полномочий согласующих. Объём полномочий согласующего должен быть достаточным для принятия решения. При недостатке полномочий действия запрашиваются официальным письмом за подписью руководителя учреждения.

🔹 Принцип 9. Соблюдение авторства данных. Заявка на административные изменения должна подаваться участником системы, в рамках которого реализуется заявка. Участник не имеет права подавать заявку на действия с документами иного участника, поскольку он не является владельцем данных.

Что должен сделать администратор ИС, получив такую заявку?

1. Проверить: кто согласовал заявку? Обладает ли этот согласующий полномочиями на весь массив документов, к которому запрашивается доступ? 2. Если полномочий недостаточно — остановить выполнение. Заявка должна быть либо отклонена, либо перенаправлена на уровень выше (директор / владелец процесса). 3. Зафиксировать документ-основание (приказ, служебная записка, официальное письмо), на основании которого выдан доступ.

Это не «бюрократия» и не «желание усложнить жизнь». Это защита бизнеса от утечек и защита самого администратора от обвинений в соучастии.

Борисовская И. В. О регламентации электронного документооборота - 19 принципов, которых нет в ITIL. Zenodo, 2026. https://doi.org/10.5281/zenodo.23269406

А как у вас в компании выдают права на большие массивы документов? Просто по заявке начальника отдела, или всегда требуют подтверждения от владельца массива?

#ИС #СЭД #ЭДО #правадоступа #ИБ #управление_ИС #экспертизаБорисовской