Компания платит зарплату каждому сотруднику. Но сколько рабочего времени она получает за эти деньги?

Табели заполнены, зарплаты начислены, месяц закрыт. Кажется, все под контролем. При этом сотрудники опаздывают, переработки остаются без внимания, а HR тратит много времени на сверку данных. В итоге небольшие отклонения накапливаются, и увидеть их реальный масштаб бывает сложно.

🔸Посчитаем, во сколько обходятся хотя бы одни из таких отклонений – опоздания. Допустим, сотрудник получает 70 000 ₽ в месяц и работает по графику 5/2 по восемь часов. При условных 168 рабочих часах стоимость минуты составляет около 6,94 ₽.

Если сотрудник пять раз за месяц опоздал на 15 минут, суммарно получится 75 минут. В пересчете на стоимость рабочего времени это около 521 ₽.

Для одного человека сумма кажется небольшой. Но если так опаздывают 100 сотрудников, за год наберется 1 500 часов – их расчетная стоимость составит около 625 000 ₽.

Это примерный расчет стоимости неотработанного времени. Реальные последствия зависят от должности сотрудника, его задач и организации работы. Например, опоздание сотрудника, который принимает обращения клиентов, может задержать обслуживание и увеличить нагрузку на коллег. На производстве отсутствие сотрудника к началу смены может задержать запуск оборудования или нарушить последовательность операций. В таких ситуациях последствия могут оказаться значительно серьезнее стоимости самих неотработанных минут.

🔸Почему такие ситуации остаются незамеченными? Во многих компаниях учет рабочего времени складывается из нескольких источников. HR или другой ответственный сотрудник собирает таблицы, уточняет данные у руководителей, проверяет расхождения и вносит исправления. Информация об опозданиях и отсутствии сотрудников может поступать с задержкой, а переработки иногда обнаруживаются только при закрытии табеля.

С ростом штата поддерживать такой процесс становится сложнее. У подразделений разные графики, у сотрудников разные условия работы, а у руководителей не всегда есть возможность оперативно проверить, что происходит на местах.

Дополнительный вопрос: какие события компания считает началом и окончанием рабочего времени? Например, проход через турникет фиксирует вход в здание. Если сотруднику нужно переодеться или пройти в другую рабочую зону, время прохода может отличаться от фактического начала работы.

Если оставить текущий процесс подсчета без изменений, ошибки в учете могут привести к неправильному начислению зарплаты, трудовым спорам и претензиям со стороны трудовой инспекции. Нарушения требований ТК РФ, например при учете и оплате сверхурочной работы, могут повлечь административную ответственность. На производстве неточные данные о присутствии сотрудников способны привести к простоям, задержкам отгрузок и срыву сроков перед заказчиком. Чем позже компания узнает об отклонениях, тем меньше времени остается, чтобы исправить ситуацию и снизить возможные потери.

🔸Как организовать учет рабочего времени с помощью Sigur? СКУД Sigur фиксирует события прохода в оборудованных точках. Эти данные можно использовать для автоматизации учета рабочего времени и сопоставлять с графиками сотрудников. Решение упрощает подготовку табелей, сокращает объем ручной работы и позволяет быстрее замечать отклонения.

При настроенной интеграции информацию о событиях можно передавать в корпоративные мессенджеры. Руководитель сможет оперативнее узнать об опоздании или отсутствии сотрудника, организовать замену и перераспределить нагрузку.

Чтобы данные отражали реальную ситуацию, важно правильно настроить учет: учитывать графики, особенности рабочих процессов и расположение считывателей. Тогда отчеты помогут не только подготовить табель, но и увидеть, где возникают отклонения и на что стоит обратить внимание.

Sigur разрабатывает решения для контроля и управления доступом, которые помогают компаниям организовывать безопасность и автоматизировать связанные процессы.

Подписывайтесь на канал. В следующих публикациях разберем, как решения Sigur помогают компаниям из разных отраслей организовывать работу и сокращать расходы.