«Нам не хватает людей» — с такого запроса может начинаться разговор о расширении штата. Чтобы принять решение, нужно разобраться, какую работу не успевает выполнить подразделение и почему.

При анализе нагрузки важно разделить два вопроса: сколько труда требует работа и сколько времени проходит от поступления задачи до её завершения. Для оценки численности нужно учитывать объём и состав задач, время на их выполнение, распределение нагрузки по сменам и необходимые квалификации. Для оценки сроков — ещё и ожидание, согласования, передачу между подразделениями. Здесь легко ошибиться: задача может ждать согласования, пока сотрудник занят другой работой. Время ожидания само по себе не доказывает ни простой людей, ни возможность сократить штат.

Повторная обработка, напротив, создаёт реальную дополнительную нагрузку. Если задание возвращается из-за неполных данных или неясных требований, сотрудник снова тратит на него время. Прежде чем закладывать такую нагрузку в потребность в людях, стоит разобраться, какие возвраты можно устранить.

Выводы могут быть разными: нужен дополнительный сотрудник определённой квалификации, изменение графика, перераспределение задач или пересмотр порядка работы. Иногда требуется несколько мер одновременно.

Хорошее обоснование численности показывает, какой объём работы предстоит выполнить, каким ресурсом располагает подразделение и что именно изменится после принятого решения.