Аудит — это как визит к стоматологу. Все знают, что надо. Все боятся. И у всех что-то болит. Но никто не хочет об этом говорить.

Как начинается аудит:

Руководство: «Мы проведём аудит закупок».

Отдел закупок: «Зачем? У нас всё хорошо».

Руководство: «Вот и проверим».

Отдел закупок: «…» (глубокий вдох). Начинают прятать папки. И файлы. И поставщиков. И всё, что можно спрятать.

Что находят в аудите:

Закупки у единственного поставщика. Обоснование: «Только он может поставить это оборудование». Вопрос: «Почему?» Ответ: «Ну, так исторически сложилось». Вопрос: «А документы?» Ответ: «Какие документы?» Вопрос: «…» (аудитор делает пометку)

Договоры без конкурса. Обоснование: «Срочно нужно было». Вопрос: «Насколько срочно?» Ответ: «Очень». Вопрос: «А почему срочно?» Ответ: «Потому что не успели провести конкурс». Вопрос: «А почему не успели?» Ответ: «Потому что срочно было». Круг замкнулся. Аудитор ставит галочку. И ещё одну. В графе «нарушения».

KPI по экономии. Отчёт: «Сэкономили 15%». Аудитор: «Как?» Отдел закупок: «Купили дешевле». Аудитор: «А качество?» Отдел закупок: «Ну, качество — это субъективно». Аудитор: «А срывы?» Отдел закупок: «Срывы — это объективно. Но не в этом квартале». Аудитор: «…» (глубокий вдох)

Запасы. Аудитор: «Почему на складе 200 единиц, а потребность — 50?» Отдел закупок: «Страховой запас». Аудитор: «Страховой запас — это 20%. А у вас — 400%». Отдел закупок: «Ну, мы перестраховались». Аудитор: «От чего?» Отдел закупок: «От аудита». Аудитор: «…» (записывает)

Как найти проблемы и не найти виноватого:

Аудит — это не охота на ведьм. Это поиск системных проблем. Не «кто виноват», а «почему это происходит». Если закупщик покупает у единственного поставщика — это не потому, что он плохой. Это потому, что процесс позволяет. Или потому, что альтернатив нет. Или потому, что так удобнее. Но не потому, что он злодей.

Смотрите на процесс, а не на людей. Если в процессе дыра — люди в неё провалятся. Все. Рано или поздно. Задача аудита — найти дыру и закрыть. А не наказать того, кто в неё упал первым.

Не наказывайте за то, что нашли. Если закупщик знает, что за ошибку его накажут, — он будет прятать ошибки. А не исправлять. Аудит должен быть безопасным. Иначе он превращается в игру «найди виноватого». А виноватый всегда найдётся. Даже если его нет.

Исправляйте, а не наказывайте. Нашли проблему — предложите решение. Не «вы виноваты», а «давайте исправим». Закупщик, который чувствует поддержку, будет сотрудничать. Закупщик, который чувствует угрозу, будет защищаться. Или уйдёт. Или и то, и другое.

Аудит — это регулярно, а не разово. Разовый аудит — это стресс. Регулярный — это профилактика. Как спорт. Как планирование. Как чувство юмора.

Главное правило:

Аудит нужен не для того, чтобы найти виноватого. А для того, чтобы найти проблему. Виноватый — это следствие. Проблема — это причина. Работайте с причиной. А следствие — оно само уйдёт.

Итог:

Аудит — это не страшно. Страшно — когда его нет. Потому что тогда проблемы копятся. А потом — бах. И никто не знает, почему. И все виноваты. И никто не виноват. И аудит уже не нужен. Потому что поздно.

А у вас аудит — это профилактика или охота на ведьм? 👇