Задача:

Legacy e-commerce (кастомные IM/CRM/CMS на Yii1 / PHP 7, Битрикс24, 1С + десятки интеграций). Инфа о поставщиках стремительно устаревает: менеджеры идут “мимо системы” - за ценами в чаты, за реквизитами звонком. Старики считают систему балластом, а новички (самое главное!) не имеют внятного онбординга и входят в должность недели. Регионов и отделов продаж/КМов несколько.

Требования:

Сфера по сути МСП: бюджета на “TOGAF -> BPMN/ER/DMN + 100500 артефактов (читай: “все как надо”)” нет. Сроки около-нулевые: 1-2 рабочих дня на стратегию + план внедрения. Не каждый бизнес может позволить себе корпоративные стандарты управления - но кто-то почему-то считает, что и “старт” без них невозможен 🙂

Наш опыт показывает обратное: нужны не идеальные процессы, а работающий старт с проверяемыми гипотезами (HADI), который можно улучшать “уже завтра”.

Решение:

За день собрали спецификацию жизненного цикла поставщика + зеркальные регламенты и БП для отделов продаж во всех регионах. Что внутри и зачем:

1. Приемка поставщика: чек-лист на входе: нет продающего контакта, склада, актуального прайса, привязки к разделам - поставщик не принят. “Мертвые” карточки отсекаем до звонков в никуда.

2. Ввод в эксплуатацию: приемка прошла: включаем поставщика в системе, уведомляем отдел продаж. Все узнают одновременно, а не “из чьей-то головы”.

3. Вывод из эксплуатации: снимаем галки во всех подсистемах (наша CRM, Б24, 1С), причина фиксируется в ленте. “Мертвый” поставщик больше не всплывет в вариантах для сделки.

4. Регламенты актуальности: “срок годности прайса” (7 дней) и “срок годности данных” (90 дней). Система кастомная - все правится под каждого поставщика. Просрочено - задача сама прилетает ответственному. Менеджер знает: если прайс в системе - он свежий.

5. Механизм оповещения: событие (ввод/вывод/изменение) -> сообщение в Б24 нужным людям. Никаких “а тебе не скидывали?”.

6. Механизм согласования: изменение спеки или обязательных структур проходит через 4 стороны: продажи, ЛПРы, КМы, IT. Никто не просыпается с “а где инфо-блок А?”.

7. Зеркальные регламенты для отделов продаж: у новичка есть документ “как работать с поставщиком за 15 минут” вместо трехдневного “сядь рядом, разберешься”.

Суть спеки: перевести инфу из голов, чатов и экселя в единый проверяемый источник - с правилами, кто, что и когда обязан обновлять. Спека - сквозная точка истины super-БП, все изменения идут через нее (аналог SDD из IT).

В тот же день - прототипы автоматизаций на n8n:

~ авто-задачи в Б24 по истечении сроков актуальности;  ~ уведомления в спец-чат при вводе/выводе поставщика;  ~ контроль качества: нет телефона/почты у контакта - таска ответственному;  ~ ежедневная сводка по “устаревающим” поставщикам в ленту;

Все это делает один человек через SDD (AI) - быстро, с human-in-the-loop на фокусных точках спеки 🤯

Результат:

Ожидаем через неделю эксплуатации (снимаем телеметрию и проверяем гипотезы):

- N заходов в день в систему вместо привычных источников (доки поставщиков, чаты, прямые звонки); - доля задач, закрытых по данным из системы, а не по звонку/чату; - % прайс-листов, обновленных в регламентный срок; - среднее время поиска инфы о поставщике (“до/после”); - срок онбординга нового менеджера (цель - дни, а не недели);

Подробные цифры - в будущих статьях рубрики, как обкатаем “продукт”.

Документ дешев и честен: цифры растут - масштабируем, нет - ретроспектива и правки “за день”.

Мои любимые заказчики: не думайте, что IT-цифровизация без больших бюджетов невозможна - и пусть вас не убеждают в обратном. Начните с простых проверяемых изменений сами - ну или обратитесь к нам: “дешевые и быстрые” старты - наша специфика. А еще поддержим ваши кастомные web-проекты (CRM/CMS/ERP/MES/IM), которые кажутся уже “мертвыми” (ушел IT-отдел или ключевые разработчики). Вопросы - в личку или заявкой на сайте.

А как Вы считаете - такие “дешевые” старты нужны - или лучше МСП копить $ на “адекватную IT-цифровизацию”? 🙂 Делитесь в комментариях! ➕