Бывало у вас такое, что все в компании постоянно заняты, а вы все равно ничего не успеваете? Качество не растет, задачи копятся, сроки срываются. Вроде все работают, но работают плохо? Или занимаются чем-то не тем? 😵‍💫

Кажется, что нужно просто работать быстрее, чтобы успевать делать больше задач. Но часто проблема совсем не в этом.

Вот три причины, которые я бы проверила в первую очередь:

1. Непонятно, кто отвечает за результат Задачу обсудили всей командой, выполнять начали тоже все, а в итоге никто не отвечает за то, чтобы довести ее до конца.

Здесь две главных ошибки: 1) Не фиксировать ответственного за задачу или процесс 2) Ставить на одну задачу несколько ответственных (или исполнителей) в надежде увеличить шансы на то, что задача будет сделана.

Что делать: у каждой задачи должен быть конкретный ответственный, который следит за результатом. Это не значит, что он обязан делать все сам - он отвечает за то, чтобы работа была выполнена точно в срок. Также пересмотрите свою оргструктуру, процессы и инструкции: всем ли понятно, кто и за что отвечает?

2. Приоритеты постоянно меняются Сотрудник начал одну задачу, потом прилетела срочная, следом еще одна. К концу дня он сделал десять небольших дел, а важная задача так и осталась незакрытой.

Что делать: договориться, кто определяет приоритеты, как обрабатываются срочные задачи и что делать с текущей работой, если приоритеты изменились. Здесь важно и участие сотрудников: иногда руководитель плохо представляет загрузку специалиста, поэтому может "накинуть" задач сверху.

3. Слишком много согласований и переделок. Чтобы выполнить простую задачу, нужно дождаться ответа руководителя, уточнить детали у коллеги, получить согласование, а потом переделать работу, потому что изначально все по-разному поняли результат.

Что делать: определить, какие решения сотрудники могут принимать самостоятельно, заранее договориться о требованиях к результату и убрать лишние этапы согласования. Описать порядок принятия решений и согласований. Внедрить единый формат сбора требований к задачам и проектам, уделить этому процессу пристальное внимание.

Что можно сделать уже сегодня? Выберите одну повторяющуюся задачу в вашей компании и проследите весь путь: от момента, когда ее поставили, до момента, когда получили готовый результат.

Обратите внимание: - Сколько времени задача ждала начала работы? - Сколько раз ее передавали между сотрудниками? - Где приходилось ждать согласования? - Возвращали ли её на доработку и почему?

Иногда уже такой анализ показывает, куда уходит время и что мешает работать быстрее.

Но что делать, если таких проблем много и непонятно, за что хвататься в первую очередь? Я помогаю руководителям разбираться в том, как устроена работа компании, находить узкие места и выстраивать понятные процессы: распределять ответственность, настраивать работу с задачами, создавать необходимые инструкции и автоматизировать рутину. Чтобы сотрудники могли работать эффективнее, а руководитель перестал быть человеком, на котором держится абсолютно все.

Если узнали свою компанию — оставьте комментарий. Разберемся, что тормозит работу именно у вас и с чего лучше начать 💌