В КЭДО недостаточно просто выбрать электронную подпись в настройках системы. Нужно понимать, какой вид подписи можно использовать для конкретного кадрового документа, кто вправе его подписывать и какие условия должны быть соблюдены.

❗️Главный документ здесь — 63-ФЗ «Об электронной подписи».

✔️ Виды электронной подписи Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. То есть подпись позволяет связать электронный документ и конкретного подписанта. → простая электронная подпись (ПЭП); → усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП); → усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Это не три варианта одного и того же инструмента. Для каждого подписи предусмотрены свои требования, а условия признания электронного документа подписанным и юридически равнозначным бумажному различаются.

Поэтому при настройке КЭДО важно учитывать не только возможности системы, но и требования закона к конкретному документу и способу его подписания.

✔️ Специальные правила подписания и исключения При выборе одной из подписей для подписания кадровых документов необходимо учитывать 63-ФЗ и статью 22.3 ТК РФ, которая устанавливает особенности электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Для разных кадровых документов и участников КЭДО могут действовать разные требования к виду электронной подписи.

Например, требования к подписи работодателя и работника не всегда совпадают.

Поэтому универсальное правило «все подписываем УКЭП» не отражает всех предусмотренных законом вариантов.

✔️ УКЭП: электронная подпись и сертификат Квалифицированная электронная подпись должна соответствовать установленным законом требованиям. В частности, для нее используется квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, а средства электронной подписи должны отвечать предусмотренным требованиям.

При этом сертификат, сама подпись и формат подписи — разные элементы. Их требования раскрываются в том числе в подзаконных нормативных актах и стандартах.

Именно поэтому одного 63-ФЗ недостаточно, чтобы разобраться во всех технических требованиях к электронной подписи. Если собрать документы в одну цепочку, получится: 63-ФЗ → требования к квалифицированному сертификату → требования к криптографическим алгоритмам → формат электронной подписи → требования к документам о полномочиях и МЧД.

✔️ Подпись не всегда подтверждает полномочия представителя Электронная подпись позволяет проверить, кем подписан документ. Но если человек подписывает документ от имени организации, отдельно может потребоваться подтверждение его полномочий. В таких случаях необходимо учитывать правила представительства и требования к машиночитаемым доверенностям (МЧД), а не ограничиваться проверкой сертификата электронной подписи.

❗️ Если коротко: 63-ФЗ задает правовую основу электронной подписи. А остальные нормативные документы раскрывают технические и организационные требования, без которых эта конструкция не работает. При настройке процесса подписания кадровых документов важно определить: → какой вид подписи требуется для конкретного документа; → какие требования действуют для работника и работодателя; → как обеспечивается проверка электронной подписи; → как подтверждаются полномочия представителя, если он подписывает документ от имени организации.

🔜 В следующей статье разберу Приказ ФСБ РФ № 795 от 27.12.2011, которые раскрывает отдельные требования к сертификатам электронной подписи.