В регламенте может быть подробно описано, куда направить заявку. Но для работы процесса важно ещё и то, что происходит после отправки.

Представим: производство передало в снабжение заявку на комплектующую. Наименование указано, а необходимых технических характеристик и требуемой даты поставки нет. Снабжение ждёт уточнений, производство - поставки. У каждого подразделения своё представление о том, на каком этапе находится задача.

Формулировка «передать заявку в отдел снабжения» задаёт маршрут. Чтобы переход между подразделениями работал, стоит согласовать ещё несколько вещей:

• Какие данные обязательны для начала работы. • Кто проверяет заявку и в какой срок сообщает, принята ли она или требует уточнения. • Где видны ответственный, текущий статус и согласованный срок выполнения. • Кто устраняет недостатки заявки и как решаются спорные вопросы по требованиям или приоритету.

При этом принятие заявки не означает, что её немедленно начнут выполнять. Она может попасть в очередь. Важно, чтобы эта очередь была видна, а срок и приоритет были понятны обеим сторонам.

Такой порядок не обязательно требует новой системы или дополнительного согласующего. Иногда достаточно уточнить форму заявки, правила её проверки и статусы в уже используемом инструменте. Для срочных и нестандартных ситуаций нужен отдельный порядок действий.

При разборе процесса полезно проверить именно эти переходы: что одна сторона считает завершением своей работы и достаточно ли этого другой, чтобы продолжить. Здесь становится видно, где задача теряет время и кто должен сделать следующий шаг.