Пять минут, которые выросли в еженедельный созвон
Коллеги, пятница. Открываем календарь: всю неделю обсуждали задачу. Сама задача пока ждёт, зато у неё уже есть статус, участники и регулярная встреча.
Календарь тоже устал
За рабочее время руководители тратят на совещания и отчётность до 40%. Это доля рабочего времени, а не отдельного дня, но календарю всё равно есть о чём подумать.
77% опрошенных считают свои встречи неэффективными. А 35% совещаний оценивают как пустую трату времени. То есть проблема не в том, что встреч слишком много, а в том, что некоторые из них приходят без понятной цели.
Сотрудники проводят на встречах в среднем 11,3 часа в неделю, почти треть рабочей недели. За это время можно продвинуть задачу. Или несколько раз услышать: «Давайте вернёмся к этому позже».
По данным Microsoft, 57% встреч проходят спонтанно, без плана. Любимый формат: «Коллеги, на пять минут». Через сорок минут все уже понимают, что пять минут были символическими.
Как встреча размножается ✅Продлеваем жизнь задаче. Не договорились? Назначаем ещё одну встречу. У вопроса должен быть карьерный рост. ✅Зовём всех на всякий случай. Вдруг кому-то из двенадцати участников понадобится сказать: «Я здесь скорее послушать». ✅Фиксируем следующий шаг. «Нужно дополнительно обсудить». Так у встречи появляется сиквел.
Как вернуть календарю свободное время
Перед приглашением дописываем: «К концу встречи мы решим…».
Если продолжение не формулируется, отправляем в чат вопрос, имя ответственного и срок. Если цель есть, указываем её в приглашении и не тратим первые двадцать минут на поиски смысла встречи.
А если всё уже решили в переписке, созвон можно отменить. Без отдельной встречи по случаю отмены встречи.💯 Коллеги, какая фраза на ваших совещаниях быстрее всего выдаёт: «Это можно было написать в чат»?
