За годы работы я не раз сталкивался с ситуацией, когда руководитель недоволен сотрудниками. Бывало, что один не выполнил задачу, второй сделал вообще не то, третий перепутал сроки, а четвертый говорит, что ему никто ничего не объяснял. В итоге руководитель собирает всех на встречу, разбирает ошибки и делает вывод, что с людьми что то не так, нужно внимательнее работать, но когда подобные ситуации повторяются регулярно, то нужно уже посмотреть не на сотрудников, а на то, как в компании устроена постановка задач.

Путаница часто начинается с простых вещей, когда руководитель пишет в общий чат например «нужно подготовить документы для клиента и передать их в отдел продаж», и вроде бы все понятно, но кто именно готовит документы? Какие документы нужны? Кто проверяет их перед отправкой? Когда задача должна быть выполнена? Что считается готовым результатом? Каждый может понять сообщение по своему. Кто то начнет собирать информацию, кто то решит, что это задача отдела продаж, а кто то вообще не станет ничего делать, потому что не увидит в сообщении своего имени. Через два дня руководитель спросит результат, а в ответ получит несколько разных версий происходящего.

В такой ситуации легко обвинить сотрудников в невнимательности, но проблема в том, что им изначально не дали нормальных вводных. Постановка задачи не должна превращаться в проверку способности человека читать мысли руководителя, если для выполнения поручения сотруднику приходится самостоятельно додумывать детали, значит, задача была поставлена недостаточно четко, но это лично мое мнение.

Еще одна распространенная причина путаницы заключается в том, что в компании не определены зоны ответственности, это часто встречается между отделами, но насчет отделом я писал пост ниже, но сейчас немного не об этом.

Например, менеджер по продажам обещает клиенту определенные условия, административный отдел должен подготовить необходимые документы, бухгалтерия проверить данные, а руководитель согласовать итоговый вариант, но вот кто отвечает за то, чтобы весь процесс дошел до конца? Если этот момент не определен, каждый будет считать, что его часть работы закончена, а общий результат так и останется без ответственного.

Я для себя давно выделил несколько правил, которые помогают сократить подобную путаницу, я считаю, что у каждой задачи должен быть конкретный исполнитель, не отдел в целом, не команда, а определенный человек, который отвечает за результат. Также нужно фиксировать ожидаемый результат и срок выполнения, не просто заняться документами, а подготовить конкретный комплект документов и передать его определенному сотруднику до конкретной даты. Не менее важно обозначать, кто принимает готовую работу и кто отвечает за следующий этап процесса. И наконец, все изменения по задаче должны доходить до исполнителя, а не оставаться в переписке между руководителями.

Но конечно я не считаю, что сотрудники вообще ни за что не отвечают, если уж задача поставлена понятно, сроки согласованы, ответственность определена, а человек все равно регулярно игнорирует поручения или выполняет их спустя рукава, это уже вопрос дисциплины и с такими людьми нужно прощаться, но опять же, прежде чем делать выводы о сотруднике, стоит убедиться, что сама система работает нормально.

Хорошо организованная работа строится не на том, что руководитель каждый день напоминает всем, что нужно делать. Она строится на понятных правилах, распределенной ответственности и легком контроле, когда каждый знает свою задачу, понимает ее место в общем процессе и видит ожидаемый результат, количество ошибок заметно сокращается.