Топ-менеджеры тратили часы в неделю. На что? На подписи…

Не на стратегию и не на людей. На документы, которые вроде бы надо «просто посмотреть». Приходили пачки, и каждый документ шёл своим маршрутом: у одного так, у другого иначе.

Причина этому - нераспределенные роли и ответственность. Кто проверяет, кто согласует, кто в итоге решает? Никто не знал точно, и каждый на всякий случай проверял все. Если с подрядчиком что-то шло не так, ответственность перекидывали друг другу, как горячую картошку 🥵. ПОДПИСЬ ВСЕХ БЕЗОПАСНЕЕ: решение уже не твоё, оно общее. Все немного согласовали и никого не накажут 🤷🏻‍♀️

Часто за длинными согласованиями стоит отсутствие понимания, кто и какую часть документов должен проверять и на основе каких критериев. Единый маршрут и матрица ответственности лечит такие проблемы 🗺️. Документы идут не «куда придётся», а по определенному маршруту, при этом у каждого есть свой кусок проверки, а не «все и сразу».

Уже после внедрения матрицы ответственности можно подключать AI. В одном из проектов мы подключили AI-анализ документов по заданным требованиям, выявление отклонений, рекомендации и краткое резюме. Когда документов на согласовании много, краткое резюме сильно упрощает жизнь людей 😁.

AI-инструменты могут подсветить риски и как минимум направить внимание сотрудников на нужные пункты договора 🔍. Особенно, когда речь идет о строительном направлении, где к 1 договору может быть десятки дополнительных соглашений 😳.

AI готовит свою часть, человек анализирует свою часть и решает. И вот вместо нескольких дней на согласование, можно получить быстрый и современный процесс 🚀.

Вспомните документ, который вы подписали на прошлой неделе. Вы проверяли весь документ или отвечали только за свою часть?

Подпись — не решение. Решение — это когда понятно, чьё оно.

#управление #бизнес #бизнеспроцессы #оптимизация #ответственность #система #управленческийдзен