Допустим, сотрудники перестали переносить данные из одной системы в другую вручную. Заявки обрабатываются быстрее. Высвобожденные часы умножили на стоимость часа и записали в эффект проекта. При этом зарплаты, сверхурочные и расходы на подрядчиков остались прежними.

Что в таком случае предприятие сэкономило в деньгах?

Польза от изменения есть: у команды появилось время. Дальше результат зависит от того, как им распорядятся. Например, можно разобрать накопившиеся заявки и сократить ожидание для заказчика. Это измеримый результат, даже если расходы не снизились.

Если команда справилась с дополнительным объёмом без найма, который действительно потребовался бы, можно оценить предотвращённые затраты. Если благодаря изменению сократились оплачиваемые сверхурочные при прежней нагрузке и качестве, можно проверить фактическое снижение расходов. Это разные основания для расчёта.

В расчёте также остаются затраты на внедрение и сопровождение. И одну выгоду нельзя учитывать дважды: например, одновременно как стоимость высвобожденных часов и как сокращение сверхурочных за те же часы.

Есть и трудность с самим временем. Несколько свободных минут у разных сотрудников в течение смены могут дать красивую сумму часов в таблице. Но поручить кому-то дополнительную задачу на всё это время не получится без проверки графиков, квалификации и возможности перераспределить работу.

Поэтому ещё до запуска улучшения я бы разобрал, что команда будет делать с освободившимся временем. Какую работу возьмёт? Какие расходы за счёт этого изменятся? Если ответа пока нет, денежный эффект рано считать подтверждённым.