Настало время поговорить о 4 этапе "Проведение опытной эксплуатации" проекта внедрения.

И первый вопрос, который стоит рассмотреть, а для чего она нужна. Ведь здесь будут не только затраты на команду внедрения, но и часть специалистов рабочих процессов компании будут часть своего рабочего времени посвящать не работе, а, по сути, тестированию ИС в условиях, близких к рабочим.

Во-первых, есть такая поговорка "Гладко было на бумаге, да забыли про овраги". Все, что мы делали до этого, это была "бумага". А на этом этапе уже пользователи будут работать с ИС, хоть и в тестовом режиме. И "овраги" могут появиться там, где, казалось бы, их не должно быть. Это не значит, что все мероприятия, направленные на качество результата, были напрасны. Одно дело - получить некоторое количество замечаний и исправить их. Другое дело - получить общий фидбэк "ИС сырая, работать невозможно, ошибки чуть ли не на каждой операции возникают".

Во-вторых, проверка на удобство использования ИС. Об этом моменте часто забывают. А что такое удобство пользователя с практической точки зрения? Это меньше времени, которое они тратят на отражение операции в ИС, а следовательно, больше времени могут потратить на другие аспекты своей работы, или больше операций выполнить, или меньше допустить ошибок.

Да, неудобство может быть связано со сменой интерфейса, нужно анализировать каждый подобный запрос. Может, что-то не указано в инструкциях или пробел в обучении, и пользователь просто не знает, как оптимальнее можно сделать ту или иную операцию. Но вместе с тем, возможно, есть и запросы, указывающие на неоптимальность пользовательского интерфейса. И вот такие запросы можно, как минимум зафиксировать и подумать, что тут можно сделать. Если решить задачу возможно - оценить и предложить дополнительное соглашение. Или решить проблему в ходе доработок уже на сопровождении, если, например, расширение бюджета проекта невозможно или сроки не позволяют.

В-третьих, к моменту ввода ИС в промышленную (постоянную) эксплуатацию у вас уже есть сотрудники, которые получили практический навык работы в ИС. И такой сотрудник в ряде случаев может оказать помощь коллеге, который не участвовал в ОЭ, без обращения в техническую поддержку (подсказать, проконсультировать).

Да, можно сказать "Это работа технической поддержки". Но дело в том, что в начале промышленного использования ИС таких вопросов всегда поступает много. Да, техническая поддержка решит вопросы пользователей. Вопрос во времени ожидания. Может там и проблемы-то, по сути, нет, просто нужно подсказать, что на "такой-то вкладке нужно заполнить такие-то поля". И вот вместо того, чтобы пару часов ждать ответа от технической поддержки, опытный коллега может такие вещи подсказать менее опытному.

Иными словами, нужно убедиться, что внедряемая ИС (а в особенности, если процесс автоматизируется не впервые, а внедряемая ИС заменяет другую ИС) не станет причиной простоя в работе компании, а также на практике отработать процесс взаимодействия пользователей с командой поддержки данной ИС.