Сейчас переносим внутренние согласования из старой системы в корпоративный портал. Казалось, что это техническая задача: перенастроить маршруты и обучить людей. На деле больше всего времени уходит на привычки.

Задача

Служебные записки, заявки и внутренние документы годами согласовывались в старой системе. Для части сотрудников она родная, для остальных - место, куда заходят раз в неделю. Документ уходит на визу и пропадает: напоминаний нет, где он застрял, видно только тем, кто умеет строить отчёты. А задачи и рабочая переписка давно живут в портале.

С чем столкнулся:

Большинство пользователей были за. Сопротивлялись те, кому в старой системе удобно: они знают все её обходные пути и боятся, что на новом месте документ потеряется. Опасение справедливое - два места для одного документа действительно путают.

Вторая сложность - справочники. Названия подразделений и типов документов в двух системах разошлись, и без единого справочника любой маршрут превращается в ручную сверку.

Какие варианты рассматривал:

- Перенести всё разом. Красиво, но первый же потерянный документ надолго подорвёт доверие к порталу. - Оставить как есть, добавить напоминания. Дёшево, но прозрачности не прибавит. - Переносить по видам документов, начиная с самых простых и массовых. Медленнее, зато ошибка обходится дешевле.

Что решил и почему:

Выбрал третий путь. Первыми пошли служебные записки и внутренние заявки: их много, маршрут короткий, и на них удобно учиться. Документы посложнее - следующими.

С теми, кто держался за старую систему, договорились о простом правиле: у документа одно место согласования, а старая система на переходный период только показывает статус. Двойной контур держим осознанно, с датой окончания для каждого вида документа. Без даты он становится вечным.

Что получилось и где споткнулись:

По служебным запискам стало видно, у кого и сколько стоит документ. Часть споров ушла: теперь спорят с историей согласования, память коллег больше не аргумент.

Споткнулись на документах посложнее. Маршрут, нарисованный по регламенту, в жизни оказался другим: часть виз давно ставят для галочки, а нужных людей в схеме не было. Переделали маршрут по тому, как документы ходят на самом деле.

Ещё одна находка - люди дублируют согласование в мессенджере "на всякий случай". Запрещать не стал - добиваюсь, чтобы в портале было всё для решения: вложения, комментарии, история правок. Тогда мессенджер постепенно затихает.

Что дальше:

Следующий шаг - единые справочники. Пока их нет, переносить сложные маршруты я не готов. Заодно смотрю, какие визы можно просто убрать.

Перенос согласований для меня оказался больше про договорённости между людьми, чем про настройку системы. Двигаюсь от простого к сложному, а у каждого временного решения держу дату окончания.

А вы переносили процессы в новую систему разом или по частям?