Отказ после собеседования не обязан быть длинным. Но он должен отвечать на два вопроса, которые остаются у человека: решение уже принято или ещё нет — и почему выбрали не его.

Я предпочитаю простую конструкцию без «ваша кандидатура была внимательно рассмотрена» и «мы сохраним резюме в базе». Если компания не планирует возвращаться к кандидату, эта вежливость звучит как автоматическая отписка. Поэтому мой рабочий вариант выглядит так:

Анна, спасибо за разговор и время, которое вы потратили на встречу. Для этой роли мы выбрали кандидата, который уже работал с холодным поиском в B2B и сможет начать без дополнительного обучения. У вас сильный опыт с входящими обращениями, но сейчас задача команды другая. Желаю быстро найти позицию, где этот опыт будет нужен.

В сообщении есть решение, один критерий выбора и уважение к проделанной работе. Нет оценки человека целиком: мы не пишем «вы слабее», а объясняем, какой опыт оказался важнее именно для этой роли. Если встреча остановилась на коротком первичном звонке, можно ответить ещё короче:

Спасибо, что обсудили вакансию. Мы не будем продолжать отбор: для работы нужен график с ежедневным присутствием в офисе, а вам подходит только удалённый формат. Не хочу занимать ваше время следующими этапами. После финального интервью причина должна быть конкретнее, потому что кандидат вложил больше времени и вправе понять, что повлияло на решение. Но превращать отказ в непрошеную консультацию тоже не стоит: одного проверяемого различия достаточно.

Я бы не использовала формулировку «вы нам не подошли» — непонятно, по какому признаку. Фраза «мы выбрали более сильного кандидата» звучит как оценка человека, а не соответствия задаче. Обещание «оставим резюме в базе» уместно только тогда, когда компания действительно собирается к нему вернуться. Хороший отказ не гарантирует, что человек обрадуется. Его задача скромнее: закрыть неопределённость и не заставлять кандидата угадывать решение по тишине. А какое сообщение об отказе вы бы предпочли получить сами: совсем короткое или с одним конкретным объяснением?