Ивент на 10 из 10: как делают мероприятия большие бизнесы и что из подхода может взять себе НКО.

Коллеги, ноябрский привет!

Сегодня была на встрече экспертного кружка внутрикомов При чём тут внутрикомы.

Спикерами были Женя Бессолицына (эвент-директор, Валента Фарм) и Роман (эвент-директор креативного агентства Worlds).

Говорили о том, как подходить к организации мероприятий осознанно, связывать их с целями компании и аргументировать решения перед стейкхолдерами.

Слушала и постоянно примеряла на НКО. Бюджеты у нас другие, но подход к организации можно и нужно перенимать. Делюсь тем, что мы можем взять в свою работу уже сейчас.

Часть 1. Как проектировать удовлетворенность эвентом с начала подготовки (Женя Бессолицына) 🟢Мероприятие — это не про себя, а про аудиторию и компанию. Мы часто делаем мероприятия для себя, чтобы нам было приятно и красиво. Но нужно задавать себе вопрос: кого мы хотим удивить в итоге? Директора? Доноров? Команду? Вау-эффект должен быть у них. В НКО от впечатления стейкхолдеров зависит доверие и ресурсы.

🟢Проектируйте эмоциональный опыт, а не просто программу. Ивент — это совместные переживания. Создайте концептуальную рамку, внутри которой все активности привязаны к одной теме. И помните про порог внимания: слушать спикера больше 40 минут тяжело. Если у нас нет бюджета на шоу, мы можем менять деятельность: разбавлять лекции практикой, обсуждениями или играми.

🟢«Продавайте» проект стейкхолдерам до конца. Директора и партнеры хотят быть со-создателями и хотят видеть свою креативную часть. Если их не вовлекать, они теряют интерес и забывают детали. Постоянно напоминайте им про фишечки, логику и ожидания. Кому из ваших директоров, попечителей, доноров, амбассадоров важно быть со-креатором движа?

🟢 Зашивайте смыслы в обучение до мероприятия. Если вы готовите команду заранее (через внутреннее обучение или встречи), зашивайте туда обучение за коины, которые потом можно потратить на событии. Тогда люди приходят на ивент уже подготовленными, вовлеченными и понимают, зачем они здесь.

🟢Замеряйте состояние правильно. Пульс-опросы с закрытыми комментами (только выбор вариантов, без текста) — отличный инструмент. Люди отвечают честно и не боятся. И обязательно делайте обратную связь после каждого мероприятия. Но не воспринимайте её слишком серьезно, если она не совпадает с вашими ожиданиями. Это оки, не всем всегда все нравится.

🟢 Всегда ездите смотреть площадку заранее. Даже если это просто парк или офис. Фотографируйте, проверяйте логистику. Это спасает от сюрпризов и помогает «продать» место стейкхолдерам.

🟢 Осторожно с «жертвой». На каждом проекте есть человек, который ноет и ничего не понимает. Все ему помогают, а он выбивает вас в роль спасателя. Важно вовремя заметить кто это и простроить отдельный трек работы с ним.

Часть 2. Как большие бизнесы работают с креативными агентствами, рассказывал Рома из Worlds.

🔴Знакомьтесь лично. Агентства не заходят в тендеры, если не знают клиента. В НКО это тоже работает: прежде чем просить pro bono помощь или скидку, найдите контакт, поговорите по-человечески. Личная встреча на кофе в офисе, созвоны, общение – все это не болталка, а инструмент оценки потенциального клиента/партнёра.

🔴Спрашивайте про опыт. Подрядчики любят делиться, что заходит, а что нет. Это помогает составить бриф и найти нестандартные решения.

🔴Креатив — в диалоге. Не приходите с готовым сценарием. Дайте контекст и задачи, и вы удивитесь, что вам предложат. Хороший бриф помогает агентству понять вас, а вам — получить то, что нужно.

И не забывайте про ретро и тусу для организаторов!

Мне нравится идея, что для нового подхода не нужны миллионные бюджеты, ведь принципы хорошего события везде одинаково читаются.

Хорошая организация до, классная работа в моменте и ретро после.

Начать делать эвенты в #НКО с бизнесовым подходом — моя мечта. Поэтому хочется перенимать опыт внутрикомов большого бизнеса.

Хороших выходных! #благотворительность #управлениеперсоналом