Метод сбора информации для описания БП: интервьюирование

Существуют разные методы, как можно собрать информацию при старте описания процесса: интервьюирование, наблюдение, опросные листы, сбор и аналитика данных, логирование. Все они в разных кейсах могут применяться самостоятельно, а могут и дополнять друг друга.

Поговорим про интервьюирование. Пожалуй, самый сложный метод, ведь предстоит собирать информацию от реальных Исполнителей, а они это очень даже не любят:)

Как же подготовиться и провести интервью максимально эффективно? Вот правила, которые я выработала со своей практикой.

Первый блок: подготовка до встреч 1) Подумайте над названием процесса (понятно, что на старте оно может быть совсем не точное, но уже дает направление деятельности). Ответьте себе на вопросы: что может содержать в себе такой процесс, с чего он начинается, чем может закончиться. 2) Помните, что 80% вообще всех процессов в отраслях - типовые, они же и процессы обеспечения, управления. И только 20% уникальны - основные. Возможно, ваш процесс типовой (это вы поймете из названия, например, "Поиск сотрудников", "Согласование договора" и т.д.). Попробуйте посмотреть на просторах интернета best practiсe на заданную тему. Или просто посмотреть кейсы описания того, как такие процессы выстраивали, автоматизировали. (Да, такую информацию иногда можно найти). 3) Составьте перечень обязательных вопросов. Он должен содержать и помогать идентифицировать те атрибуты, без которых нельзя описать процесс. Также подумайте, кто может ответить на эти вопросы: исполнители, владелец, прочие участники.

Проведя эту работу до встречи, вы сможете погрузить себя в контекст и будете более сосредоточены на интервью.

Второй блок: проведение встреч = само интервью ✅️0 этап: Встреча с Владелецем процесса Первую вводную встречу всегда проводите с Владельцем процесса. Он должен быть заинтересован в описании процесса, поэтому важно, чтобы его ожидания от проделанной работы совпадали с тем, что вы предоставите в финале. Задайте Владельцу процессов вопросы, которые ранее подготовили для него. Выясните, с кем еще можно пообщаться, чтобы узнать детально ход выполнения процесса.

✅️1 этап: Встреча с Исполнителями процесса Далее назначайте встречи с Исполнителями. - Объясните Исполнителю процесса зачем вы занимаетесь описанием. Важно, чтобы человек понимал ,что ваша задача не убрать его из процесса, а помочь сделать работу лучше, удобнее и эффективнее. -Не засыпайте сразу вопросами. Попросите рассказать про процесс от точки А до точки Б. Внимательно слушайте и перебивайте. Уже после того, как выслушали о процессе, переходите к вопросам. - Спросите Исполнителя: А как процесс можно сделать лучше или какие проблемы есть? Но не додумывайте за Исполнителя, не перебивайте, пытаясь закончить фразы за него. Дайте выговориться, ведь это и есть преимущество Аналитика, что он готов выслушать обо всех проблемах, которые мешают работать. Вы можете узнать много инсайтов.

✅️2 этап: Встреча с Участниками процесса После того, как вы будете иметь представление о процессе от Исполнителя, назначайте встречу с Участниками. Участниики как правило, выполняют точечные действия, поэтому к ним лучше уже идти с драфтом логики процесса, чтобы говорить предметно.

И самое главное: Запишите встречу! Потом вы скажите себе за это спасибо)

Вообще, помимо записи звонка, старайтесь делать заметки в ходе обсуждения в блокнот или на ПК, это поможет сразу выстраивать логику, что обеспечит выявление подводных камней, которые сразу можно обсудить

Безусловно, нужно готовиться к встречи, чтобы собрать максимально информации с первого раза. Но если в процессе моделирования, вы поймете, что чего-то не хватает, не ругайте себя. Это опыт, учтите на будущее, а сейчас аккуратно уточните у Исполнителя процесса и восполните пробел.

#процесс #процессноеуправление #работа #бизнес_аналитик #советы

Метод сбора информации для описания БП: интервьюирование | Сетка — социальная сеть от hh.ru