Тут мне тоже хочется продолжить эту тему написания внутренних документов и немного пофантазировать.
С одной стороны у меня профессиональная деформация, все таки 20 лет в отчетности никуда не выкинуть, и Excel для меня лучший друг, чем Word. Читая ВНД я иногда пытаюсь их переложить в схему в Excel, потому что это мой “язык” 😁
С другой стороны мне интересно добавлять инновации в свою рутину. И еще мне нравится книга “Пиши, сокращай” Максима Ильяхова, как передавать смысл, а не слова.
Сразу оговорюсь: это фантазия 🤪 на тему, какими бы могли бы ВНД, чтобы они были еще более понятными (опускаем, что процесс должен быть прорабоан до написания как коллеги упоминали в своих постах).
Мне бывает порой ну очень тяжело читать нормативные документы ЦБ, минфина и так далее, в том числе и внутренние документы, засыпаю на первой странице. Стандарты МСФО так вообще иногда проще читать в оригинале, чем в переводе🙈. Для ВНД установлены определенные правила оформления. И так сложно бывает понять, что делать, без перерисовывания в схему или таблицу😍.
И мне стало интересно: а что, если документы были бы устроены иначе? Помогло бы это людям? Управлению процессами? Внедрению? Ниже — не руководство. Это размышление. Игра. Моя фантазия на тему, как могло бы
UX — это не только про приложения. Это про то, насколько человеку удобно пользоваться продуктом. А документ — тоже продукт. Его открывают, ищут ответы, пытаются понять, что делать. Об этом часто забывают. Мы думаем: «Главное — юридическая правильность». А как его будет читать живой человек — вопрос второй. А зря. Документ — это ещё и основа для управления процессами.
В наших документах структура есть. Разделы, пункты, подпункты. Но это структура самого документа, а не процесса, который он описывает. Человеку нужно понять: что делать, в какой последовательности, кому передавать. А он видит юридическую логику, а не рабочую. Поэтому и приходится перерисовывать всё самому. Я вижу это постоянно. И сама пишу так же — этого требуют внутренние правила. Отступить не могу.
Я не видела идеальных примеров. Но мечтаю, чтобы документ был ясным. Чтобы его можно было открыть и сразу понять, что делать. Без карандаша. Без попыток восстановить логику из юридическо документа. Чтобы структура документа совпадала с логикой работы. Тогда было бы проще и управлять процессами, и внедрять новое. Пять принципов, которые я бы применила 1. Ясность. Одно предложение — одна мысль. 2. Структура. Сначала главное, потом детали. 3. Сканируемость. Заголовки, списки, короткие абзацы. 4. Единый стиль. Одинаковые формулировки для одинаковых действий. 5. Ориентация на пользователя. Документ не для проверки, а для работы.
Как выглядит «до» Фрагмент положения о сегментах: «Структурные подразделения, являющиеся инициаторами доходов и расходов, обязаны обеспечивать корректное отнесение финансовых результатов к соответствующим сегментам. Определение перечня сегментов осуществляется подразделением, ответственным за методологическое сопровождение управленческой отчётности». Красиво. Но чтобы понять, что делать, надо разложить это на схему.
Как выглядит «после» Шаг 1. Убедитесь, что доходы и расходы отнесены к правильному сегменту. Шаг 2. Если появилось новое направление — сообщите в отдел управленческой отчётности. Если направление незначительное → включаем в «Прочее». Если существенное → выделяем сегмент, закрепляем ответственного. Ответственные: инициатор направления, отдел отчётности.
Так было бы понятнее. И не пришлось бы перерисовывать документ в блокнот. И процесс стал бы прозрачнее.
Markdown — технический язык разметки. Обычно его используют в IT. Я видела примеры документов в Markdown. Не утверждаю, что это идеально. Но, возможно, его можно применить и для регламентов, инструкций, положений. Такой документ удобно читать человеку и удобно обрабатывать машине. Правда, людям старшего поколения формат может быть непривычен — на это нужна скидка. Но как вариант — почему бы и нет.
Я не знаю, поможет ли структура и дизайн документов управлению процессами и внедрению. Но, возможно, удобный документ — шаг в правильную сторону.
