Как искать документы проекта через два года
Рано или поздно приходит письмо от заказчика: «Нам нужен акт по такому-то этапу двухлетней давности». Или от гарантийной службы: «Пришлите схему подключения как построено».
Если проект закрыт аккуратно, это занимает пять минут. Если нет - день поисков по почте, дискам и ноутбукам людей, которые уже в других компаниях.
Что работает для порядка. Единая структура папок для всех проектов, пусть и простая. Названия файлов с датой и версией, а не «финал_3». Одно место для подписанных документов, отдельное от рабочих черновиков. Реестр документов проекта: что, когда и где лежит.
В конце проекта полезно потратить день на архив. Собрать всё подписанное, проверить, что нет пропущенных страниц, и передать ответственному за хранение.
Через два года вы не вспомните, куда положили сканы. Но если структура одинакова, вы вспомните, как их искать.
Работа скучная, и это единственный честный её недостаток.
#рутина #архив #документооборот #документы #закрытиепроекта #пм #порядок #системнаяинтеграция #гарантия #projectmanagement #documentation #archive
